Kirjanpitäjä – rahan tuhlausta vai kannattava investointi

Yritys alkuvaiheessa ja mielessä kysymys: teenkö kirjanpidon itse vai jätänkö sen jonkun muun huoleksi? Entä mistä sitten löytää hyvän kirjanpitäjän? Kirjanpidon voi tehdä itse, jos aikaa ja osaamista riittää, mutta moni haluaa jättää sen asiantuntevampiin käsiin.

Hyvä kirjanpitäjä on toiminimen paras sijoitus

Yksityisen elinkeinonharjoittajan, eli toiminimen, kirjanpidolliset velvoitteet ovat joltain osin osakeyhtiötä kevyempiä, mutta kirjanpitoon liittyy aina joitakin kiemuroita. Siksi moni kokenut yrittäjä jakaakin aloitteleville yrittäjille saman neuvon: hanki hyvä kirjanpitäjä.

Ei ole mitään lakia, joka pakottaa ottamaan kirjanpitäjän. Yleensä se on kuitenkin ihan fiksua. Yksi merkittävimmistä houkuttimista tehdä kirjanpito itse on luultavasti rahansäästö. Mutta kirjanpidon teko itse ei ole vain rahansäästökysymys. Oletko varmasti kyllin hyvin perillä kirjanpidon sääntelystä ja verotuksellisista seikoista? Oletko varma, että osaat välttää virheet? Tiedätkö, mitä kaikkea voit vähentää verotuksessa?

Jos kuitenkin päädyt tekemään kirjanpidon itse, vilkaise täältä, miten Holvi voi auttaa siinä. 

Moni ulkoistaa kirjanpidon juuri siksi, että siinä säästyy omaa aikaa ja kun kirjanpidosta huolehtii aiheen asiantuntija, voi yrittäjä nukkua yönsä rauhassa.

Näin valitset itsellesi sopivan kirjanpitäjän 

Ota nämä 6 asiaa huomioon kirjanpitäjän ja tilitoimiston valinnassa

Jos päätät, että ehkä on kuitenkin helpompaa ja turvallisempaa jättää kirjanpito osaaviin käsiin ja keskittyä itse omiin vahvuuksiin, ota ainakin seuraavat asiat huomioon, kun valitset kirjanpitäjää.

1. Mitä pakettiin kuuluu? 

On helppo keskittyä vain kirjanpidon hintaan, mutta olennaista on tietysti, mitä kaikkea tuolla rahalla saa. 

Kuuluuko pakettiin kymmenen tositetta kuukaudessa? Entä tilinpäätös tilikauden lopuksi? Tekeekö kirjanpitäjä alv-laskelmasi kuukausittain?

Mieti, mitä oikeasti tarvitset – kattavin paketti ei välttämättä ole sinulle paras. Esimerkiksi pientä liiketoimintaa pyörittävät toiminimet eivät edes tarvitse tilinpäätöstä. Mieti siis, mitä palveluja oikeasti tarvitset ja mitä olet valmis maksamaan niistä. 

Toisinaan käy niin, että yrittäjä yllättyy kirjanpitäjältä tulevasta lisälaskusta tai hämmentyy, kun kirjanpitäjä ei ollutkaan varoittanut yrittäjää tulevista jäännösveroista. Tämä ei välttämättä ole suoraan kirjanpitäjän vika, vaan yhteisistä pelisäännöistä ei ole sovittu selkeästi. Yrittäjä on saattanut olettaa kirjanpitäjän hoitavan kaiken. Eli ota selvää, mitä kaikkea kirjanpitopakettiisi kuuluu ja muista myös itse kiinnostua taloudestasi, vaikka kirjanpitäjä hoitaisikin ne paperityöt. 

2. Mihin kirjanpidon hinnoittelu perustuu?

Kirjanpidon hinta voi perustua:

• kirjanpitäjän työhön käyttämiin tunteihin

• tositteiden tai vientien lukumäärään

• ennalta sovittuun kiinteään hintaan

• yllä mainittujen yhdistelmään.

Ei ole yhtä selkeää ohjenuoraa, mikä hinnoittelutyyppi on paras. Yksinkertaistetusti voi sanoa, että tunti- tai tositeperusteinen kirjanpito sopii yrittäjälle, joka tietää, kuinka paljon tositteita tai työtä hänen kirjanpidostaan koituu joka kuukausi, eikä toiminnan suuruus vaihtele merkittävästi. 

Jos toiminnan suuruus ja esimerkiksi tositteiden määrä vaihtelee, kiinteä hinta on yrittäjälle helpompi. Silloin ei tule yllätyslaskuja esimerkiksi ylimenevistä tositteista ja kuukausimaksu on helpommin ennakoitavissa.

3. Onko apuna sähköisiä työkaluja?

Mitä enemmän kirjanpitäjä hyödyntää digitaalisia työkaluja, sitä tehokkaammin asioiden pitäisi hoitua. 

Digitaalinen taloudenhallinta kuulostaa korkealentoiselta, mutta siitä on hyötyä myös pienyrittäjälle. Yksinyrittäjä on yleensä se oman firmansa toimitusjohtaja, talouspäällikkö, assistentti ja siivooja. Kun yhden henkilön pitää ehtiä tehdä paljon, juuri silloin sähköisistä työkaluista ja automaatiosta on suuri hyöty.

Huomioi esimerkiksi, voitko tallentaa ja toimittaa kuittisi digitaalisesti kirjanpitäjällesi. Näin sinun ei tarvitse toimittaa kuitteja kirjekuoressa kuun lopuksi. Fiksuinta on, jos sinulla ja kirjanpitäjälläsi on jonkinlainen sähköinen ohjelmisto välissänne: sinä voit esimerkiksi lähettää laskut ja tallentaa kuitit, ja nämä tiedot kulkevat suoraan kirjanpitäjällesi. 

4. Mitä tehtäviä sinulle jää?

Kun tiedät, mitä tehtäviä ja palveluja pakettiin kuuluu, pohdi myös, mitä tehtäviä sinulle jää. 

Esimerkiksi: Pitääkö sinun täyttää itse veroilmoitus? Jos kirjanpitäjä tekee alv-laskelman, tilitätkö sinä silti alvit itse vai tilittääkö kirjanpitäjä ne puolestasi?

Ota selvää, millainen työnjako sinun ja kirjanpitäjäsi välillä on. Oletko valmis tekemään itse vähän enemmän vai haluatko kirjanpitäjäsi huolehtivan kaikesta?

5. Miten yhteydenpito kirjanpitäjään toimii? 

Yhteydenpito ja viestintä kirjanpitäjän kanssa on yksi keskeisimmästä asioista, mutta sitä ei tule välttämättä miettineeksi samalla tavalla kuin vaikkapa kirjanpidon hintaa.

Kun sinulle tulee kysyttävää, voitko esittää kysymyksiä kirjanpitäjällesi maksutta vai veloitetaanko tästä konsultaatioaikana? Miten yhteydenpito on järjestetty: sähköpostitse, puhelimitse vai chatissa? Mieti, mikä on itsellesi luontevin tapa olla yhteydessä kirjanpitäjääsi. 

6. Henkilökohtaisuutta vai isomman tilitoimiston turvaa? 

On paljon kirjanpitäjiä, jotka ovat itsekin yksinyrittäjiä tai muuten pieniä tilitoimistoja, joissa saat henkilökohtaista palvelua. Sitten on isompia toimistoja, joissa voit saada joko oman nimetyn kirjanpitäjän tai kirjanpidostasi huolehtii kirjanpitäjien tiimi. 

Kummallakin on puolensa: henkilökohtaisuus helpottaa asioiden hoitamista, mutta pienessä toimistossa on myös riskinsä. Entä kun kirjanpitäjä on kesälomalla? Tai jos kirjanpitäjä joutuu jäämään pitkälle sairauslomalle? Isommassa tilitoimistossa on ison yrityksen turva: jos yksi kirjanpitäjä sairastuu, on häntä tuuraamassa koko tiimi. Punnitse siis, mikä on sinulle tärkeää.

Päästä itsesi helpolla, jätä paperityöt muille

Kirjanpidon ulkoistaminen vapauttaa yrittäjän aikaa ja ennen kaikkea lisää mielenrauhaa – joku osaavampi hoitaa kirjanpidon. Kannattaa kuitenkin muistaa, että kirjanpidon ulkoistaminen ei tarkoita koko yrityksen talouden ulkoistamista. Muista seurata itsekin, miten yritystoimintasi ja kassavirtasi kehittyy. 

Jos olet toiminimiyrittäjä ja etsimässä kirjanpitoa, tutustu Holvin Bookkeeper-palveluun. Siinä saat yhdessä paketissa kirjanpidon, verojen maksun ja laskutuksen sekä muut Holvin palvelut – lue lisää täältä.

- Salla

Bio:
Salla Simonaho on intohimoinen viestinnän asiantuntija Holvilta. Vapaa-aikanaan Salla viihtyy ystävien ja latinalaisten rytmien parissa. Holvi on uudenlainen, täysin digitaalinen yritystili pienyrittäjille ja freelancereille. Holvin ovat suunnitelleet suomalaiset pienyrittäjät, jotka halusivat tehdä omasta ja muiden kaltaistensa yrittäjien arjesta sujuvampaa. Yritystilin lisäksi Holviin kuuluu maksukortti, laskutustyökalu, verkkokauppa ja valmisteleva kirjanpito. Lue lisää: holvi.com/fi