4 vinkkiä etätyöskentelyn tehostamiseen

Etätyöskentely on tämän vuoden aikana lisääntynyt huomattavasti, ja muutos tulee varmasti osittain jäämään pysyvästi osaksi yhteiskuntaamme. Aika on rahaa ja samat hommat tulisi edelleen saada hoidetuksi. Yrittäjän on hyvä tietää kaikki parhaimmat vinkit, miten etätyöskentelystä voi tehdä mahdollisimman tehokasta ja turvallista.

1. Varmista, että yrityksesi tärkeimpiä järjestelmiä voidaan käyttää myös etänä

Tapoja on monia, mutta perinteisellä VPN-ratkaisulla pääsee usein jo alkuun. VPN-teknologioita on erilaisia ja useat niistä vaativat erillisen ohjelman asennusta tietokoneelle. Moni ratkaisu vaatii myös erillisen käyttäjätunnuksen ja salasanan, joilla yrityksen sisäverkkoon päästään kiinni. Nämä usein korottavat kynnystä käyttää etäyhteyksiä.

Markkinoilla on kuitenkin myös käyttäjäystävällisempiä VPN-ratkaisuja kuten Microsoftin Always on VPN. Ratkaisussa etäyhteys yrityksen sisäverkkoon muodostuu automaattisesti käyttäjän kirjautuessa koneelle. Näin sisäverkon palveluiden käyttö etänä ei vaadi työntekijöiltä erillisiä toimenpiteitä.

Yhteys on myös tietoturvallinen, koska kirjautuminen tehdään kaksivaiheisella tunnistautumisella taustalla. 

2. Varmista tiimityöskentelyn tehokkuus: Järjestä etäkokoukset Microsoft Teamsin avulla

Hyödynnäthän jo Teamsin etäkokoustamisen ominaisuuksia? Voit tehostaa teknologialla yhteistyötä myös etänä. Teamsin avulla pystyt helposti pitämään yhteyttä tiimisi kanssa sekä kommunkoimaan myös asiakkaille.

Yhteiseen työtilaan voit kutsua eri sidosryhmien edustajia, joten yhteistyö isommankin henkilömäärän kanssa hoituu helposti. Lisäksi voit järjestää asiakaswebinaareja ja muita suurempia tapahtumia Teams Live Eventillä verkossa.

3. Varmista, että yritysverkko on optimoitu julkisten pilvipalveluiden käyttöön poikkeustilanteissa

Etätyön lisääntymisellä voi olla yllättäviä vaikutuksia, etenkin jos se tapahtuu äkillisesti. Useissa yrityksissä käytetään perinteistä verkotusmallia, jossa etäyhteydet reititetään perinteisen VPN-yhteyden kautta ja pilvipalveluihin liikennöidään usein saman reitin kautta.

Jos verkon kapasiteetissa ei ole pelivaraa, saattaa kasvanut liikennemäärä aiheuttaa yhteyksiin viivettä, joka häiritsee palveluiden käyttöä. Etäpalaverit eivät enää onnistukaan, kun ääni puuroutuu ja kuva pätkii. Pahimmassa tapauksessa verkkoyhteydet voivat rampautua kokonaan. 

Optimoimalla yritysverkkosi huolehdit, että yhteydet pelaavat tilanteesta huolimatta. 

4. Hyödynnä etätyössä digitaalista allekirjoitusta

Digitaalisen allekirjoituksella huolehdit sopimusten ja muiden tärkeiden tiedostojen pätevyydestä digitaalisesti – paikasta ja ajasta riippumatta. 

Digitaalinen allekirjoitus on sähköiseen dokumenttiin tehty allekirjoitus, joka varmentaa dokumentin sisällön sekä allekirjoittajan henkilöllisyyden. Digitaalinen allekirjoitus on siis turvallinen tapa tehdä sopimus. Fyysisistä papereista ei tarvitse huolehtia ja koko tapahtuma voidaan hoitaa etäältä.

Bio

Digitaalisen viestinnän ja markkinoinnin asiantuntija Linnea kehittää Telialla yhteistyössä IT-asiantuntijoiden kanssa digiratkaisuja yrittäjien arjen tueksi. Tavoitteena on tarjota yrittäjille uusia oivalluksia ja digitaalisia työkaluja, jotka toimivat kasvun alustana aina perustamishetkestä lähtien.