Budjetointi ja ennustaminen – vinkit yrittäjälle

(Blogi toteutettu yhteistyössä Visma Fivaldin ja tilitoimisto Rantalaisen kanssa)

Huolellinen budjetointi ja sen tukena ennustaminen ovat avain liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseen. Tässä jutussa kerromme miten saat kaiken hyödyn irti liiketoiminnastasi.

Liiketoimintasuunnitelma toimii tavoitteiden perustana

Yrittäjä, oletko tehnyt liiketoimintasuunnitelman yritystoimintaa perustaessasi? Todennäköisesti olet, sillä rahoittajat vaativat yleensä vähintään suunnitelman siitä, miten yritystoiminta kantaa kustannuksensa ja millä aikataululla yritystoiminta muuttuu kannattavaksi. Todennäköisesti seuraat myös tavoitteidesi saavuttamista jollain tasolla tai yritystoiminnan rahavirrat ovat hyvin selviä ainakin omassa mielessäsi. Olet itse oman liiketoimintasi paras osaaja ja todennäköisesti olet itse asettanut yrityksellesi tarkat tavoitteet. Kun yritystoiminta kasvaa ja alkaa työllistää useampia henkilöitä, ja kun kuvaan astuu hallitustyöskentely, tulee liiketoiminnan seuraamisesta entistä oleellisempi osa arkea. 

Hyödynnä jo olemassa olevaa dataa

Liiketoiminnan nykytilaa kuvaa parhaiten yrityksen tuloslaskelma ja tase. Molemmat talouden perusraportit antavat kattavan kuvan yrityksesi tämänhetkisestä taloudellisesta asemasta. Yksinkertaisimmillaan nämä talouden raportit saadaan lukuarvoina suoraan kirjanpidon järjestelmästä, mutta tänä päivänä myös taloushallinnon sähköisissä järjestelmissä on mahdollista laskea erilaisia tunnuslukuja toteumatietojen pohjalta.

Järjestelmästä on saatavilla myös esimerkiksi kassavirtaraportti, jolla voidaan tarkastella rahavarojen kehittymistä takautuvasti sekä suunnata katse tulevaisuuteen karkealla tasolla. Jos kassavirtaa halutaan ennustaa tarkemmin tuleville päiville, viikoille tai kuukausille, tulee yrityksen ottaa käyttöön ennustemallintaminen sekä tuloslaskelman että taseen osalta.

Laadi budjetti tulevan toimintasuunnitelman pohjaksi

Usein budjetoinnista ja ennustamisesta puhutaan rinnakkain ja välillä termit menevät jopa hieman sekaisin. Yleisin ero näillä termeillä on se, että budjetointi tehdään kerran vuodessa. Tätä prosessia voisi kuvata euromääräiseksi toimintasuunnitelmaksi. Budjetti perustuu liiketoimintasuunnitelmaan ja budjetin avulla asetetaan liiketoiminnalle tavoitteita sekä tarkastellaan miten tavoitteisiin on päästy. Budjetoinnilla arvioidaan myös yrityksen asemaa suhteessa kilpailijoihin ja muuhun liiketoimintaympäristöön.

Budjetissa määritellään yleisesti liiketoimintavastuullisille tavoitteet, joihin yrityksen tulee seuraavan kalenterivuoden aikana päästä. Tavoitteet voivat olla pelkästään euromääräisiä tai ne voivat muodostua sekä euromääräisistä että toiminnallisista mittareista. Budjetilla asetetaan myynnilliset tavoitteet, joiden pohjalta johdetaan muun muassa kulujen, henkilöstöresurssien ja investointien tekemistä. Kun tavoitteet asetetaan ajoissa ja tavoiteasetantaa päivitetään säännöllisesti, on yrityksen liiketoiminnasta saatavilla maksimihyöty.

Reagoi muutoksiin ennustamisella

Budjetti tehdään yleensä syksyllä seuraavaa kalenterivuotta varten. Maailma muuttuu kuitenkin nopeasti ja tällainen kerran vuodessa asetettu tavoite voi romuttua jo heti uuden vuoden alkumetreillä. Tämän vuoksi monissa yrityksissä on käytössä myös ennustaminen. Yleensä ennustaminen perustuu budjettiin, mutta ennustaminen tehdään esimerkiksi rullaavasti seuraavalle 12 kuukaudelle eli kalenterivuosi ei ohjaa ennustamissykliä. Budjetoinnin ja ennustamisen tasot tulee tarkkaan määritellä kullekin yritykselle sopiviksi. Budjetointi tehdään yleensä tarkemmin mennen yksittäisten liiketoimintayksiköiden tai kustannuspaikkojen tasolle. Tulot ja kulut budjetoidaan yritykselle sopivalla tasolla ja yrityksen tulee itse määritellä olennaiset ennustamisen erät toiminnalleen. Yleensä olennaisten erien määrittely tuo tekemiseen yksinkertaisuutta.

Jos ennuste tehdään yhtä tarkalla tasolla kuin budjetointi, tulee pitää huoli, että käytetty järjestelmä tukee ennusteen tekemistä. Ennustaminen onnistuu hyvin Excelissäkin, mutta tällöin tulee miettiä tarkkaan mitä ennustetaan, jotta ennustaminen on mahdollisimman sujuva ja nopea prosessi.

On myös hyvä muistaa, että vaikka yrityksen taloushallinto tukee ennusteen tekoa, talousosasto ei kuitenkaan pääsääntöisesti tee ennusteita liiketoimintavastuullisten puolesta. Annettuihin euromääräisiin lupauksiin on helpompi sitoutua, kun jokainen vastuullinen on itse työstänyt omat ennusteensa. Toki ennusteen tulee aina olla tavoitteellinen ja tavoitteellisuuden valvominen on yrityksen ylimmän johdon vastuulla. Joka kuukausi tehtävällä ennustepäivityksellä saavutetaan ajantasainen kuva yrityksen tilanteesta mikä mahdollistaa yksittäisiin pienempiin kehityshankkeisiin tarttumisen. Ei siis tarvitse odottaa seuraavaa budjettikierrosta, jossa pääsääntöisesti tarkastellaan kaikkia yrityksen sen hetkisiä kehityskohteita.

Sähköistä taloushallintosi vaiheittain tai kertarysäyksellä Visma Fivaldilla. Budjetointi sujuu kuin tanssi ja saavutat tavoitteesi! Tutustu Visma Fivaldiin täällä >>

Tämän blogin on kirjoittanut tilitoimisto Rantalaisen Business Controller Minna Lehtikangas. Tutustu Rantalaisen palveluihin täällä. >>

BIO

Minna Lehtikangas työskentelee business controllerina Rantalaisella. Minnalla on yli 15 vuoden kokemus business controllerin töistä sekä teollisuudesta että palvelualalta. Minna haluaa olla tarjoamassa asiakasyrityksille asiantuntijuuttaan erilaisissa talouden kysymyksissä.

Minnaan saat yhteyden:

minna.lehtikangas@rantalainen.fi 

+358 10 322 2012