Laskutusohjelma Zervant - Yrittäjä testaa.

(Kaupallisessa yhteistyössä Zervantin kanssa)

Yrittäjä testaa -sarjan tuoreimmassa osassa testataan suomalaisen Zervantin laskutusohjelmaa. Wikipedia kertoo, että Zervant on vuonna 2010 alkunsa saanut yritys, joka on aikaisempina vuosina nostettu lupaavimpien pohjosmaisten start-upien joukkoon. Tässä testauksessa on käytetty ensin ilmaista versiota ja sen jälkeen maksullista pro-pakettia. Käyn läpi alkuun Zervantin verkkosivuja ja ohjelman käyttöönottoa, minkä jälkeen käyn läpi seuraavat osiot:

• Laskujen luominen ja lähettäminen

• Asiakasprofiilien hallinointi

• Pankkiyhteys

• Raportointi

• Mobiilisovellus

• Asiakastuki

Käyttöönotto

Zervantin laskutusohjelma on tehty hyvin helpoksi ottaa käyttöön. Sivuilta löytyy selkeät CTA-painikkeet, oma tukisivusto, blogi ja hinnasto, jossa voi vertailla eri versioiden hinnoittelua ja ominaisuuksia. Homma on tehty siis varsin asiakasystävälliseksi, sillä hintojaan piilottelevat softat vain karkottavat asiakkaansa - yrittäjänä on helppo suhteuttaa oma budjetti ja tarpeet, kun sen voi tehdä itsenäisesti verkossa. Täältä voit katsoa, mitä eroa Zervantin eri versioissa on keskenään.

Aloitin luomalla ilmaisen tilin, ja pääsin rekisteröitymään palveluun suoraan Google-tunnuksen avulla. Vaihtoehtoina ovat myös Applen tunnuksilla kirjautuminen tai kokonaan oman käyttäjätilin luominen. Huomionarvoista on se, että kirjautumisen jälkeen ohjelma tarjoaa heti selkeää opastusta käyttäjälleen ohjelman sisällä. Etenin annettujen ohjeiden mukaisesti, ja lisäsin ohjelmaan ensin yritykseni tiedot.

Laskujen luominen ja lähettäminen

Laskujen luominen ja lähettäminen on luonnollisesti ohjelman tärkein toiminnallisuus. Ilmaisessa versiossa pystyy lähettämään rajattomasti laskuja ja tarjouksia, mutta asiakkaiden määrä on rajattu viiteen sekä verkkolaskut eivät ole mahdollisia. Tästä näkökulmasta ajatellen Zervantin maksullinen versio sopii varmasti paremmin monelle yrittäjälle, koska valtaosa yrityksistä haluaa nykyään hoitaa maksusuoritukset verkkolaskujen välityksellä.

Uuden laskun luominen ohjelman sisällä on hyvin yksinkertaista ja tehokasta. Laskutuksen yhteydessä voi joko luoda uuden asiakkaan tai valita tallennetuista vaihtoehdoista, kenelle asiakkaalle lasku kohdistetaan. Laskupohjasta löytyy kaikki perinteiset ja vaadittavat kentät, kuten päiväys, maksuaika, eräpäivä, viitenumero jne. Pohja ei kuitenkaan ole kiveen hakattu, vaan sitä voi helposti räätälöidä tilanteen mukaisesti. Asetuksista voi esimerkiksi valita näytettävät sarakkeet ja viitteet sekä laskutuskielen (monipuolinen valikoima: suomi, saksa, englanti, ranska, hollanti, ruotsi). Laskutyypistä voi kätevästi valikoida, onko kyseessä vaikkapa perinteinen myyntilasku tai tavaramyynti EU-alueelle, eli yrittäjän ei tarvitse itse päätellä, mitä tietokenttiä mikäkin lasku vaatii.

Pienenä kehityskohteena nostaisin esille mahdollisuuden monistaa edellinen rivi. Huomasin, että kun laskulle lisää useamman keskenään lähes identtisen rivin (eli yrityksen kautta laskutetaan vaikka provisioita tuotteista x, y ja z, mutta vain tuotteiden nimet vaihtuvat per rivi), se käy aika raskaaksi ilman duplikointimahdollisuutta (vaikka ctrl + c ja ctrl + v eivät loppupeleissä tuhottomasti viekään aikaa).

Laskun voi tallentaa luonnokseksi, ja lähettää halutessaan myös myöhemmin. Aiemmin annetut yrityksen tiedot, kuten myös vapaavalintainen logo, tulevat laskupohjalle näkyviin ilman ylimääräistä säätöä.

Laskuun voi halutessaan lisätä myös ennakkomaksun tai maksuaikataulun, ja sen saa myös asetettua toistuvaksi (pro-paketin tuomia mahdollisuuksia). Mikäli oman tilin on yhdistänyt stripeen, asiakas voi maksaa laskunsa myös kortilla (toimii ilmaisversiossakin). Nämä ominaisuudet viimeistään helpottavat yrittäjän arkea verrattuna valmiiden excel-pohjaisten laskujen kanssa operointiin.

Asiakasprofiilien hallinointi

Ohjelmasta löytyy oma välilehti “asiakkaat”, jossa pystyy hallinoimaan oman yrityksen asiakasprofiileja. Asiakkaita voi lisätä omaan rekisteriin erittäin kätevästi joko manuaalisesti tai ajamalla sisään valmiin excel-tiedoston. Samalla on helppo nähdä nopealla silmäyksellä kokonaiskuva omien asiakkaiden maksusuorituksista (avoimet ja maksetut laskut).

Mahtavinta olisi, mikäli Zervantin ohjelma osaisi tuoda pankkiyhteyden lisäämisen (käsitellään seuraavaksi) kautta valmiiksi olemassa olevat asiakasprofiilit. Korostan tässä lähinnä sen tuomaa vaivattomuutta, koska mitä enemmän asiakkaita löytyy ennestään sitä enemmän se vie aikaa lisätä niitä yksi kerrallaan (tai ensin exceliin, ja sitten sieltä). Toki tämä on täysin riippuvainen jokaisen yrittäjän asiakaskunnan koosta.

Pankkiyhteys

Zervantilla voi lisätä yhteyden omaan pankkiin. Tämä mahdollisuus tulee käyttäjälle maksullisen pro-paketin myötä, ja palvelu on tällä hetkellä saatavilla Suomessa, Ruotsissa, Hollannissa, Belgiassa ja Saksassa. Muodostin itse yhteyden Zervantin kautta Nordean yritystiliin, ja tuossa yhdistämisessä meni aikaa vain huikeat pari minuuttia. Ohjelma tuo pankin puolelta näkyviin kaikki aiemmatkin maksusuoritukset (max. 90 päivää vanhat), vaikka niitä ei olisi alunperin laskutettu Zervantin kautta.

Kuten aiemmin totesin, asiakasrekisterin päivittäminen suoraan pankin tuoman datan kautta olisi helpointa. Zervant näyttää pankkitilin jokaisen maksusuorituksen tilana “yhdistämätön”, ellei asiakasprofiilia löydy myös ohjelman sisältä - ja nämä tosiaan kannattaa yhdistää, koska se vaikuttaa suoraan raportoinnin laatuun.

Raportointi

Ohjelman tarjoama raportointi on yksinkertainen, mutta laadukas. Aiemmin tulikin ilmi, että mm. asiakasprofiilien hallinnoinnin yhteydessä käyttäjä näkee samalla kokonaiskuvan maksutilanteesta. Laajempaan raportointiin pääsee käsiksi Zervantin etusivulta, joka näyttää vielä tarkemmin mm. maksusuoritusten tilanteen, myydyimmät tuotteet ja myynnin ajallisen kehityksen. Pienenä hifistelynä miettisin raportointiin mahdollisuutta luoda uusia näkymiä ja muokata olemassaolevia, sen datan puitteissa mitä irti saa.

Mobiilisovellus

Tänä päivänä mobiiisovelluksen löytyminen tämän tyylisestä ohjelmasta on melkein välttämättömyys, varsinkin yrittäjälle, joka on paljon liikkeellä. Mobiilisovellus on saatavilla sekä Androidille että iOS:lle, ja se perustuu laskutusohjelman selainversioon. Testasin sovellusta itse iOS:in kautta, ja se toimi täysin moitteetta. Laskujen luominen ja maksujen seuraaminen ei todellakaan vaadi sitä, että istuu koneen äärellä.

Asiakastuki

Zervantin erottaa harrastelijoista ehdottomasti sen erinomainen asiakastuki. Tukisivustolle on koottu todella kattavasti valmiiksi vastauksia erilaisiin tilanteisiin, minkä takia yhteydenotto asiakaspalvelijaan on tarpeellista vain poikkeustapauksissa. Testimielessä kontaktoin viestillä asiakastukea, ja sain ystävällistä sekä nopeaa palvelua. Zervant tarjoaa asiakastukea suomeksi, ruotsiksi, englanniksi, saksaksi, ranskaksi ja hollanniksi.

Muuta extraa

Tässä testauksessa jätettiin tarkastelun ulkopuolelle tarjousten lähettäminen sekä Zervantin rahoituspalvelu, mutta nämä tosiaan löytyvät saman ohjelman alta. Pro-paketti tarjoaa mahdollisuuden laskun lähettämiseen suoraan tarjouksesta. Yrittäjä voi halutessaan myös hakea suoraan yrityslainaa Zervantin palvelulla.

Yrittäjien kommentit

Koska olemme yhteisö, kysyin koko Yrittäjä.ion yhteisöltä mitä mieltä he ovat Zervantista, sen hyvistä ja huonoista puolista. Tässä valikoidut kommentit:

“11 vuotta käyttäneenä olen ollut tosi tyytyväinen. Ja asiakaspalvelu toiminut aina tosi hyvin.”

“Zervant on kyl tosi näppärä ja oon toistaiseksi käyttänyt sitä ilmaisversiota, mutta varmaan siirryn maksulliseen kun oon kyl tykännyt ja sit saa enemmän asiakslistaan tallennettua tietoja. En keksi huonoa Zervantista. Kaikki toiminut ja käyttö helppoa.”

“Itse kun sitä vuoden verran käytin, niin tykkäsin siitä kun sen pystyi yhdistämään Stripeen , toimitetussa laskussa oli maksa kortilla nappi, asiakas pystyi maksamaan laskunsa kortilla ja tiedon suoritetusta maksusta sai heti.”

“Hyvä, jos ei tartte kirjanpito ominaisuutta, jos tarvii niin ePasseli on sopiva.”

Yhteenveto

Yhteenvetona voin sanoa, että Zervant on ehdottomasti hintansa väärtti, ja sen ansioksi nousevat käytettävyys, monipuoliset ominaisuudet ja loistava asiakastuki. Itselleni nousi mieleen lähinnä pieniä hifistelyn puolelle meneviä juttuja, jotka nostaisivat kokonaisuuden sinne kymppi plussan puolelle.

Toki täytyy myös huomioida se, kenelle palvelu on suunniteltu, mitä tarvitset laskutusohjelmalta ja millaista palvelua oma verkkopankkisi tarjoaa. Eli itse maksan jo Nordean yritystilistä, ja saan käytännössä sieltä kaikki samat asiat tehtyä, joten en koe syytä maksaa rinnalla myös Zervantista. Mutta tulen varmasti pysymään ilmaisversion käyttäjänä, koska satunnaisesti tulee vastaan esimerkiksi asiakkaita, jotka haluavat laskun sähköpostiin, ja tällöin Zervantin pohja tarjoaa parhaan ratkaisun ilman sitä excelin pyörittelyä.

Samoin, jos työllistät yli 100 ihmistä, niin silloin Zervant ei välttämättä ole se paras työkalu, koska kirjanpidon hallinnointi menee liian vaikeaksi. Kokonaisuutena voin siis hyvin sanoa, että pienelle yrittäjälle tämä on todella nappivalinta!

HUOM! Zervant on Yrittäjä.io:n kumppani, mutta testi on täysin puolueeton ja perustu aitoon kokemukseen.

Mikäli haluat kokeilla Zervantia, suuntaa heidän verkkosivulle!

BIO

Niko on Turun kauppakorkeakoulun kasvatti, yrittäjä ja Korkeakouluopiskelijat-yhteisön perustajajäsen, joka tunnetaan luovasta ja intohimoisesta työotteestaan. Yrittäjä.io:ssa Nikon omin sanoin parasta on auttaa yrittäjiä verkostoitumaan keskenään! Hänen esikuvana on jo pienestä asti ollut Arnold Schwarzenegger, joka on motivoinut Nikoa tekemään töitä unelmiensa eteen. Nikon tavoitat mm. LinkedInistä: Niko Kajala.