Kohti digitaalista taloushallintoa – Sähköisen tilitoimiston edut yrityksille

Digitalisaatiosta on ehkä puhuttu kyllästymiseen asti, mutta ilmiön vaikuttaessa niin merkittävästi eri toimialoihin, ei aihetta voida sivuuttaakaan. Myös taloushallinto ja tilitoimistot ovat sähköistyneet, mikä on tuonut alalle paljon lisää tehokkuutta. Sähköinen tilitoimisto voi tuoda yrityksille paljon hyötyjä, kuten automatisoituja prosesseja, kustannustehokkuutta, skaalautuvuutta ja parempaa tietoturvaa.

Vähemmän manuaalista työtä

Manuaalinen työ taloushallinnossa vie usein paljon aikaa ja resursseja, mikä maksaa ja vie resursseja enemmän arvoa tuottavasta työstä. Sähköisen tilitoimiston automatisoidut prosessit tuovat taloushallintoon tehokkuutta ja kustannussäästöjä. Esimerkiksi Greenstepin tilitoimistot tarjoavat asiantuntijapalveluita ja kokonaisratkaisuja, jotka hyödyntävät sähköistä kirjanpitoa ja taloushallintoa modernilla tavalla. 

Automatisoiduista prosesseista esimerkkinä voidaan käyttää ostolaskujen käsittelyä, jossa järjestelmä tunnistaa ja tiliöi laskut automaattisesti. Samalla tavalla voidaan automatisoida myös myyntilaskujen lähetys ja seuranta, mikä vähentää manuaalista laskutustyötä. Esimerkiksi laskumuistutukset voidaan lähettää automatisoidusti.

Kirjanpitoon integroitu palkanlaskenta automatisoi palkanmaksut ja verotiedot. Tämä voi parhaimmillaan paitsi vähentää manuaalista työtä, myös minimoida virheiden määrän. Integraatiot voivat joskus olla kalliita toteuttaa, mutta ne voivat maksaa itsensä takaisin monin kerroin nopeasti.

Parempia päätöksiä reaaliaikaisella tiedolla

Reaaliaikainen pääsy taloustietoihin on yksi sähköisen tilitoimiston suurimmista vahvuuksista. Kun tieto on ajan tasalla, voi päättäjät tehdä viisaampia päätöksiä pönkittääkseen yritystensä menestystä. Aiemmin päätöksiä saatettiin tehdä vanhentuneen ja virheellisen tiedon pohjalta, mutta nyt digitaalisen taloushallinnon ja datan avulla voidaan johtaa yritystä paremmin. Yrityksen päättäjät ja tilitoimiston asiantuntijat voivat seurata taloustilannetta reaaliajassa ja käytännössä ilman minkäänlaista viivettä. Nykyaikaiset kirjanpitojärjestelmät mahdollistavat myös hyvin monipuolisten raporttien ajamisen parilla klikkauksella ja vain muutamissa sekunneissa. Raportteihin voi myös luottaa aiempaa enemmän, sillä inhimillistä virheiden määrä on lähes olematon.

Reaaliaikainen tieto tekee myös riskienhallinnasta helpompaa. Nykyaikaiset järjestelmät voivat esimerkiksi havaita tulevan kassavajeen jo hyvissä ajoin ennen kuin vaikeudet iskevät yritykseen. Reaaliaikainen tieto helpottaa siis tulevan ennustamista niin hyvässä kuin pahassa, mikä voi helpottaa esimerkiksi resurssien ja rahoituksen optimoinnissa.

Parempaa tietoturvaa salassa pidettäville tiedoille

Tietoturvaan on syytä satsata jo ennen kuin vahinko sattuu, ja tämä on erityisen tärkeää tilitoimistoissa ja sähköisessä kirjanpidossa. Nykyaikaiset digitaaliset ratkaisut voivat parantaa tietoturvaa esimerkiksi perinteisiin mappeihin ja kansioihin verrattuna oleellisesti. Korkeatasoinen tietoturva on tilitoimiston lupaus siitä, että tiedot ovat suojassa ulkopuolisilta uhilta. Sähköiset tilitoimistot hyödyntävät huipputason salaustekniikoita, joilla voidaan varmistaa laskutustietojen, palkkoihin liittyvien tietojen ja muiden dokumenttien suojaus. 

Parhaat taloushallinnon ohjelmistot hyödyntävät nykyisin kaksivaiheista tunnistautumista, joten edes käyttäjätunnuksen ja salasanan päätyminen vääriin käsiin ei tarkoita välttämättä ongelmia. Kyberuhat yleistyvät jatkuvasti esimerkiksi tekoälyn hyödyntämisen vuoksi, joten tietoturvaratkaisuja pitää aktiivisesti päivittää, jotta yrityksissä pysytään askeleen edellä verkkorikollisia. Suomessakin on jo nähty massiivisia tietovuotoja. On myös hyvä muistaa, että lainsäädännössä ja yritysten välisissä sopimuksissa määritellään vaatimuksista tietoturvaan liittyen.

Ei enää skaalautuvuusongelmia

Sähköinen tilitoimisto on fiksu valinta yrityksille, joiden näköpiirissä, tai edes tavoitteissa, on merkittävää kasvua. Suurenevan yrityksen tarpeet taloushallintoon liittyen monimutkaistuvat, mutta sähköinen tilitoimisto pystyy mukautumaan lisääntyviin vaatimuksiin ketterästi ja edullisesti. Tämän ansiosta esimerkiksi henkilöstön kasvu tai kansainvälistyminen ei yleensä tuota haasteita tai merkittävää kustannusten nousua.

Sähköiset taloushallinnon järjestelmät mahdollistavat eri toimintoja tukevien palveluiden lisäämisen tarpeen mukaan. Lisäominaisuudet mahdollistavat kustannustehokkaat palvelut sekä pienille yrityksille että toiminnan kasvaessa myös suuremmille yrityksille. Skaalautuvuuden ansiosta kasvavan yrityksen ei tarvitse maksaa huomattavia summia siirtyäkseen vanhoista järjestelmistä uudempiin ja parempiin. 

Muiden esitettyjen etujen lisäksi sähköinen tilitoimisto pystyy myös entistä ketterämmin pysymään lainsäädännön ja erilaisten säännösten mukana. Esimerkiksi syyskuun alussa voimaan tullut arvonlisäveron korotus ei tuonut mukanaan tuskaa nykyaikaisia järjestelmiä käyttäville tilitoimistoille.