Yrittäjä, tarkista nämä asiat tilinpäätöksestä ja opi ymmärtämään yrityksesi kirjanpitoa

Moni yrittäjä luottaa siihen, että kun kirjanpito on ammattilaisen käsissä, kaikki on kunnossa. BOWA:n osakas ja juristi Paula Bockin mukaan juuri tähän kohtaan liittyy yksi yleisimmistä harhaluuloista: kirjanpidon voi ulkoistaa, mutta vastuuta ei. Siksi yrittäjän pitäisi ymmärtää ainakin tilinpäätöksen ja kirjanpidon perusasiat – virheiden seuraukset eivät aina jää pelkiksi korjauksiksi tai lisäselvityksiksi.

Tilinpäätös ei ole vain muodollinen pakollinen dokumentti, joka allekirjoitetaan kiireessä pois pöydältä. Se on asiakirja, jolla yrittäjä vahvistaa, että yrityksen kirjanpito ja tilinpäätös antavat oikean kuvan yrityksen toiminnasta. Juuri siksi siihen pitäisi suhtautua vakavasti. Jos luvuissa on virheitä, vastuu ei katoa sillä perusteella, että työn teki kirjanpitäjä.

Monessa yrityksessä taloushallinto nähdään käytännön tukitoimintona, joka ulkoistetaan, jotta yrittäjä voi keskittyä liiketoimintaan. Se on täysin järkevää. Ongelma syntyy vasta silloin, jos ulkoistaminen sekoitetaan vastuun siirtymiseen. Näin ei tapahdu. Lopullinen vastuu jää yrittäjälle tai osakeyhtiössä käytännössä yhtiön johdolle.

Ensimmäinen virhe tehdään usein jo siinä, ettei tilinpäätöstä oikeasti lueta

Kaikkien yrittäjien ei tarvitse olla kirjanpidon asiantuntijoita, mutta jokaisen pitäisi ymmärtää omasta tilinpäätöksestään vähintään olennaisimmat asiat.

Yksi tärkeimmistä perusasioista on tuloksen ja taseen ero. Positiivinen tulos ei tarkoita, että yrityksellä olisi rahaa. Vastaavasti tappiollinen tulos ei aina tarkoita, että kassassa olisi tyhjää. Jos yrittäjä ei hahmota tätä eroa, hän voi tulkita yrityksensä tilannetta täysin väärin.

Tase on muutenkin kohta, johon kannattaa pysähtyä. Se kertoo, mitä yrityksellä todella on ja mitä se on velkaa. Sieltä löytyvät saamiset, velat ja oman pääoman tilanne. Moni ongelma paljastuu juuri siellä, ei tuloslaskelman viivan alla.

Nämä asiat yrittäjän kannattaa tarkistaa ennen allekirjoitusta

Tilinpäätöstä ei tarvitse lukea kuin tilintarkastaja, mutta sitä ei pidä myöskään hyväksyä sokkona. Ennen allekirjoitusta yrittäjän olisi hyvä tarkistaa ainakin nämä asiat.

Täsmääkö liikevaihto omaan käsitykseen vuodesta?
Yrittäjä tietää yleensä itse varsin hyvin, oliko vuosi hyvä, huono vai jotakin siltä väliltä. Jos tilinpäätöksen liikevaihto poikkeaa olennaisesti siitä, mitä oma liiketoiminnan kuva kertoo, asia pitää selvittää.

Näyttävätkö taseen saamiset ja velat oikeilta?
Taseeseen voi jäädä vanhoja saamisia, joita ei koskaan tulla perimään, tai velkoja, joiden saldo ei enää vastaa todellisuutta. Mukana voi olla myös yksinkertaisia kirjausvirheitä, jotka vääristävät kokonaiskuvaa. Nämä tulee tarkistaa jokaisen tilikauden päättyessä - epäkurantit saamiset tilinpäätöksessä vääristävät kuvaa yrityksen taloudellisesta tilasta.

Onko selvittelytilille tai osakaslainatilille jäänyt jotain?
Selvittelytili on yksi niistä kohdista, joihin kannattaa suhtautua erityisellä tarkkuudella. Selvittelytilin tulee olla tilinpäätöksessä tyhjä. Ne erät, joille et löytänyt kuittia tai selvitystä, on useimmiten kirjattava osakkaan velaksi yhtiölle ja näistä on myös tehtävä verohallinnolle ilmiotus. Tarkista myös oma esitäytetty veroilmoituksesi - onhan osakaslainasta merkintä veroilmoituksellasi?

Onko pääkirja ja päiväkirja käyty läpi?
Nämä voivat kuulostaa raskailta dokumenteilta, mutta juuri niissä näkyy, mitä yrityksessä on vuoden aikana tapahtunut. Jos jokin tuntuu oudolta tai epäloogiselta, se ei ole merkityksetön yksityiskohta. Sinä yrittäjänä vastaat siitä, että kaikki on tiliöity oikein. Jos et ymmärrä jotain, kysy kirjanpitäjältäsi ennen allekirjoitusta!

Kaikki virheet eivät ole rikoksia, mutta osa voi johtaa hyvin vakaviin seurauksiin

Kirjanpidossa tapahtuu virheitä. Kaikki niistä eivät johda rikostutkintaan eikä jokainen pieni puute tarkoita vakavaa seuraamusta. Olennaista on kuitenkin ymmärtää, missä vaiheessa kyse ei enää ole vain huolimattomuudesta tai teknisestä mokasta.

Tilanne muuttuu vakavammaksi silloin, kun virheellinen kirjanpito johtaa virheelliseen veroilmoitukseen ja sitä kautta siihen, että veroja määrätään liian vähän. Silloin puhutaan jo aivan toisen tason riskistä. Pöydällä voi olla veropetos, ja sen rinnalla myös kirjanpitorikos.

Juuri tämä on yrittäjän kannalta kriittinen asia ymmärtää. Vastuuta arvioitaessa ei katsota vain sitä, että jokin oli kirjattu väärin. Tarkasteluun tulee myös se, mitä vaikutuksia virheellä on ollut. Jos väärä kirjaus näkyy arvonlisäverotuksessa tai tuloverotuksessa, seuraukset voivat muuttua nopeasti paljon vakavammiksi.

“Kirjanpitäjä teki virheen” ei yksin riitä puolustukseksi

Yksi vaarallisimmista oletuksista on ajatus siitä, että ulkopuolisen tekemä virhe vapauttaisi automaattisesti yrittäjän vastuusta. Näin ei juuri koskaan ole.

Totta kai tilanteella on merkitystä, jos yrittäjä on toimittanut kaiken aineiston oikein ja virhe on syntynyt siitä huolimatta. Mutta silloin tämän pitää myös olla osoitettavissa. Siksi dokumentointi onkin tärkeää. On eri asia sanoa jälkikäteen, että aineisto kyllä toimitettiin, kuin pystyä näyttämään sähköposteista, liitteistä ja viesteistä, mitä on lähetetty kirjanpitäjälle ja milloin.

Huono yhdistelmä syntyy silloin, kun yrittäjä ei itse seuraa lukuja, kirjanpito tehdään mahdollisimman halvalla ja aineisto kulkee epämääräisesti eri kanavissa. Silloin riski kasvaa nopeasti, eikä kukaan välttämättä huomaa ongelmaa ennen kuin verottaja alkaa kysellä.

Verottajaa kiinnostavat luvut, mutta yrittäjän pitäisi kiinnostua myös niiden taustoista

Arvonlisäveroilmoitus ja monet muut ilmoitukset näyttävät ulospäin lähinnä numeroilta. Verottajalle ei automaattisesti avaudu tarina niiden takana. Jos luvut näyttävät poikkeavilta, selvityspyyntö voi tulla nopeasti.

Silloin yrittäjän pitäisi pystyä osoittamaan, mistä luvut muodostuvat. Pelkkä oletus siitä, että “kyllä ne varmaan ovat oikein”, ei kanna pitkälle. Tarvitaan tositteita, perusteluja ja looginen kokonaisuus. Hyvä kirjanpito ei tarkoita vain sitä, että luvut saadaan järjestelmään, vaan sitä, että niiden tausta kestää myös tarkastelun.

Tässä kohtaa säästäminen voi tulla kalliiksi. Halpa ja pitkälle automatisoitu kirjanpito voi toimia yksinkertaisessa ja pienessä bisneksessä. Mutta jos toimintaan liittyy useita arvonlisäverokantoja tai monia eri palveluita ja tuotteita, tarvitsee yrittäjä kirjan pitämisen lisäksi avukseen ammattitaitoa.

Juristi kannattaa ottaa mukaan mieluummin liian aikaisin kuin liian myöhään

Moni ottaa juridisen avun mukaan vasta siinä vaiheessa, kun ongelma on jo kasvanut. Paula Bockin viesti on käytännöllinen: jos verottajalta tulee selvityspyyntö tai asia etenee verotarkastukseen, kyse ei ole enää pelkästä hallinnollisesta mahdollisuudesta.

Näennäisesti pieni kysymys voi olla merkki siitä, että taustalla selvitetään isompaa kokonaisuutta ja tilanne on esimerkiksi etenemässä verotarkastukseen. Siksi vastauksia ei kannata kirjoittaa kiireessä tai vähätellen tilanteen merkitystä. Mitä aiemmin asiaa katsotaan myös juridisesta näkökulmasta, sitä paremmat mahdollisuudet on hallita riskejä ja välttää virheitä, joita ei enää myöhemmin saa peruttua.

Virheitä voi usein vielä korjata

Vaikka aihe on vakava, yrittäjän ei kannata lamaantua. Jos virhe huomataan ajoissa, sitä voidaan usein vielä korjata. Juuri tilinpäätöksen laatiminen ja hyväksyminen on se hetki, jolloin kysymykset pitää esittää, epäselvyydet selvittää ja tarvittavat oikaisut tehdä – ennen allekirjoitusta!

Pahin vaihtoehto on allekirjoittaa paperit vain siksi, että ne saadaan pois työpöydältä. Se, mikä tuntuu tänään pieneltä vaivalta, voi muuttua myöhemmin suureksi ongelmaksi. Mitä nopeammin virheisiin tai epäselviin kohtiin puututaan, sitä paremmat mahdollisuudet on rajata vahingot.

Yrittäjän ei tarvitse osata kaikkea, mutta vastuuta hän ei voi väistää

Yrittäjän ei tarvitse itse tehdä kirjauksia, tulkita verolainsäädäntöä tai hallita taloushallinnon jokaista yksityiskohtaa - varsinkaan yksin. Mutta hänen pitää ymmärtää, mitä hän on hyväksymässä ja millaisesta kokonaisuudesta hän on vastuussa.

Tilinpäätöksen kohdalla olennaisin kysymys ei ole se, kuka paperin laati. Olennaisempaa on se, ymmärtääkö yrittäjä itse, mitä luvut kertovat hänen yrityksestään, ja uskaltaako hän seistä niiden takana – rikostuomion uhalla.

BOWA auttaa tarvittaessa yrittäjiä kirjanpidon, verotuksen ja juridiikan kysymyksissä. Kun rinnalla on asiantuntija, joka osaa katsoa sekä lukuja että niihin liittyviä riskejä, yrittäjän on helpompi tehdä päätöksiä ajoissa ja välttää tilanteet, joissa ongelmat huomataan vasta liian myöhään.