Vaadin prosesseja perkele!

Kuluuko kaikki aikasi vain asiakkaiden pyyntöihin vastaamiseen? ämä on hyvin tyypillistä etenkin yrittäjillä. Kaikki aika kuluu asiakaspyyntöihin, jopa tulipalojen sammutteluun.

Etenkin jos töihin on palkattu pari työntekijää, kuluu päivät helposti näiden neuvomiseen ja jälkien paikkailuun.

Onko olemassa vaihtoehto?

Eräs yrittäjä kertoi vetäytyneensä yhtiökumppaneidensa kanssa etelään rannalle. Ei toki täysin lomailemaan, vaan hakkaamaan läppäriä ja dokumentoimaan yrityksen prosessit.

Hänen käyttämänsä sanamuoto oli, että tarkoitus on tehdä meistä yrittäjistä tarpeettomia. Mahtava sanamuoto. Olisivatpa muutkin näin järkeviä - Vaadin prosesseja perkele!

Miksi?

No juuri siksi, että aika ei kulu työntekijöiden opastamiseen ja neuvomiseen. Kuulostan varmasti ikävältä byrokraatilta, mutta jokainen yritys tarvitsee prosesseja.

Kun prosessit on kerran dokumentoitu, voit vain lyödä nivaskan työntekijän käteen ja pyytää häntä opiskelemaan ne, sekä noudattamaan niitä. Kun työntekijälle tulee jokin ongelma, hänen ei tarvitse soittaa sinulle, vaan hän voi katsoa dokumentaatiosta miten asia hoidetaan. Nyt puhelimesi ei enää soi, eivätkä päivät kulu turhien tulipalojen sammuttamiseen.

Tämä tuntuu varmasti yksinäiseltä. Et olekaan enää tarpeellinen. Yritys pyöriikin omillaan! Mitä sinä voit tehdä?  Tämähän on loistouutinen! Nyt voit keskittyä myymiseen, toiminnan kehittämiseen jne. Ja muista tietenkin dokumentoida uudet asiat, heti alusta alkaen! 

Näen tätä aivan liian usein, etenkin pienyrityksissä. Hommia tehdään miten kukakin sen parhaimmaksi kokee, eikä yritys esiinny yhteneväisenä. Tästä on hyötyä jopa yksinyrittäjälle. Homman dokumentointi pakottaa miettimään omaa tekemistään, jolloin sitä tulee kehitettyä väkisinkin. Lisäksi kun yrityksesi joskus palkkaa työntekijän, saat hänestä heti irti sen täyden hyödyn.

Työntekijähän palkataankin monesti lisäkäsiksi, kun töitä on enemmän kuin itse kerkiää tekemään. Mutta jos prosesseja ei ole dokumentoitu, ei työntekijä ole apu, vaan taakka. Joudut käyttämään aikaasi hänen opastamiseen, jonka johdosta omatkin työt jäävät tekemättä.

Okei, nyt on prosessit kunnossa, mites ne järjestelmät?

Tietojärjestelmä, ohjelma, on toki hyvin lähellä prosessia. Se pakottaa toimimaan tietyllä tavalla. Samalla se tekeminen dokumentoituu automaattisesti järjestelmän muistiin. Valitettavasti etenkin pienissä yrityksissä aliarvioidaan esimerkiksi CRM:n tarve. Yksinyrittäjä saattaa ajatella, että kyllähän minä asiakkaani tunnen ja tiedän kenelle on luvattu mitäkin.

Totuus kuitenkin on se, että jo n. 10-20 asiakasta alkaa olemaan määrä, jossa muistin rajat tulevat vastaan. Asiakkaiden asiat sekoittuvat, etkä voi olla aivan varma kenelle luvattiin mitäkin. Ja koska! Tässäkin ne suurimmat ongelmat ilmaantuvat viimeistään kun palkkaat ensimmäisen työntekijän (tai alihankkijan).

Hänellä ei ole mitään käsitystä keitä yrityksellä ylipäänsä on asiakkaina, mitä heille on myyty ja mitä kenellekin on luvattu. Tässä vaiheessa tämän tiedon kerääminen yhteen kasaan on aika vaivalloista. Jos CRM:ää olisi käytetty heti alusta asti, pääsisi uusi työntekijä heti mukaan touhuun ja hän saisi yrityksen asiakkuudenhallintajärjestelmästä selvän kuvan siitä, mikä kunkin asiakkaan tilanne on. 

Jälleen kerran olisi säästytty turhalta puhelimessa notkumiselta ja työntekijän jatkuvalta ohjaamiselta.

Ei minulla ole aikaa tämmöiseen!

Tämä onkin hauskin pätkä! Prosessit säästävät aikaa!

Toki, se vaatii hetken pysähtymisen, suunnittelun ja dokumentoinnin. Kun olet sen kerran tehnyt, aikasi ei enää kulu tulipalojen sammuttamiseen, vaan voit vain noudattaa ennalta mietittyä kaavaa.

 Mietipä hetki. Kysymykset, joita asiakkailtasi tulevat noudattavat todennäköisesti suurin osa samaa kaavaa. Vastaa näihin jo myyntivaiheessa, verkkosivuilla tai tee niistä sähköpostiisi (tai crm-järjestelmään!) valmis mallipohja. Näin sinun ei joka kerta tarvitse käyttää aikaa asian pohtimiseen ja kirjoittamiseen, vaan voit vain parilla klikkauksella lähettää asiakkaalle valmiin mallivastauksen.

 Tadaa! Aikaa säästyi pari minuuttia per case, ku olit kerran käyttänyt 10 minuuttia sen suunnitteluun ja mallipohjan tekemiseen. Ja tämä tietenkin monistuu, joten tuo suunnitteluun käytetty aika on hyvin nopeasti tienattu takaisin. Jos haluat menestyä, älä vastaa huutoihin, vaan suunnittele etukäteen mitä teet ja vastaa asiakkaiden kysymyksiin ennen kuin he edes kerkiävät kysymään niitä ääneen.

Ulkoista itsesi yrityksen operatiivisesta toiminnasta! Yrittäjän aika tulee käyttää toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen, ei tulipalojen sammuttamiseen.

Vaadin prosesseja perkele! -kuului huuto ja onneksi kuuluikin.

Jesse Uitto

Jesse toimii myyntijohtajana Novellus Pilvipalveluilla. Novellus myy asiakaspalvelujärjestelmää ja CRM-järjestelmää. Jesse on koko ikänsä ollut tekemissä liiketoiminnan tietojärjestelmien parissa, aiemmin logistiikan ja ERP-ratkaisujen parissa. Lisää Jessen ajatuksia jesseuitto.fi