Edustuskulu, neuvottelukulu vai mikäs se nyt olikaan?

Moni uusi yrittäjä joutuu aika ajoin pohtimaan oman kirjanpitäjänsä kanssa edustuskulujen vähennysoikeuteen liittyviä seikkoja.

Onkin erittäin tärkeää, että yrittäjänä tiedät, mitkä asiat lasketaan vähennysoikeuteen oikeuttaviksi neuvottelu- tai markkinointikuluiksi ja mitkä puolestaan ovat edustuskuluja, joista saa tuloverotuksessa vähentää puolet.

Myös me halusimme porautua aiheeseen. Edustuskuluja koskevaa sääntelyä on aina silloin tällöin muutettu, mutta miltä tilanne näyttää vuonna 2020?

Mitä edustuskulut ovat?

Napataan alkuun pitkähkö rimpsu viranomaiskieltä:

“Edustusmenoina pidetään Verohallinnon ohjeen mukaan asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin elinkeinonharjoittajan elinkeinotoimintaan vaikuttaviin henkilöihin kohdistuvia vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneita menoja, joilla elinkeinonharjoittaja pyrkii uusien liikesuhteiden luomiseen, entisten säilyttämiseen tai parantamiseen taikka muutoin toiminnan edistämiseen. Edustusmenot kohdistuvat yhtiön ulkopuolisiin tahoihin."

Eli suomeksi edustuskuluja ovat kulut, joita yritykselle aiheutuu asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden syöttämisestä, juottamisesta tai viihdyttämisestä tarkoituksena edistää liikekumppanuutta ja -suhdetta.

Edustusmenoista saa verotuksessa vähentää 50 prosenttia. Arvonlisäveron vähennysoikeutta edustuskuluilla ei kuitenkaan ole.

Neuvottelukulut – mitä niihin kuuluu?

Hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää, että yrityksen sisäisistä, omalle henkilökunnalle tarkoitetuista palavereista aiheutuvat kulut ovat neuvottelukuluja.

Viranomaisten, tilintarkastajien tai asiantuntijoiden kanssa pidetyistä palavereista mahdollisesti aiheutuvat kulut ovat myös neuvottelukuluja.

Kuitenkin myös asiakkaille neuvottelujen yhteydessä tarjotut tavanomaiset ja pienet tarjoilut voidaan laskea neuvottelumenoiksi, kunhan dokumentaatiosta selviää tarkasti:

·   millaisesta tilaisuudesta on kyse,

·   kenen kanssa se on pidetty ja

·   minkä takia?

Verohallinnon ohjeistuksen mukaan asiakasneuvottelujen yhteydessä neuvottelumenoihin voidaan lukea “vain tavanomaisesta tarjoilusta johtuneet kohtuulliset menot”. Ilman huolellista dokumentaatiota neuvottelukulut tulkitaan helposti edustuskuluiksi.

Neuvottelukulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia niin tuloverotuksen kuin alv:n osalta.

Alkoholin tarjoilu omalle henkilökunnalle esimerkiksi firman pikkujouluissa on verotuksessa kokonaan vähennyskelpoinen. Arvonlisäverot alkoholin tarjoiluista voidaan vähentää kunhan yleiset vähennyskelpoisuutta koskevat ehdot täyttyvät.

Entä markkinointikulut?

Markkinointikulut ovat lähtökohtaisesti vähennyskelpoisia. Välillä rajanvetoa edustuskulujen ja markkinointikulujen välille on kuitenkin vaikeaa tehdä. Pyritään avaamaan tätä muutaman rajatapauksen avulla:

·   Mikäli ostatte muutamalle tärkeimmälle yhteistyökumppanille tai asiakkaalle yksilöidyn lahjan, lasketaan ne usein edustuslahjoiksi.

·   Mikäli kyseessä on edullinen massapostituksena tai yleisesti jaettava lahja, pidetään sitä täysimääräisiin vähennyksiin oikeutettavana mainoslahjana.

Sekä edustuskulut että markkinointikulut siis kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin toimijoihin, mutta markkinointimenoissa kohderyhmää ei ole rajattu aivan samaan tapaan kuin edustuskuluissa.

Verohallinnon mukaan alkoholilahjat on verotuksessa tulkittu käytännössä aina edustamiseen liittyviksi. Poikkeus voi kuitenkin syntyä sellaisessa harvinaisessa tilanteessa, jossa yritys jakaa mainoslahjana omaa alkoholituotettaan ja myös muut mainoslahjaksi tulkitsemisen edellytykset täyttyvät.

Edustustilaisuus vai markkinointitilaisuus?

Markkinointitilaisuudet ovat lähtökohtaisesti avoimia tilaisuuksia, eikä yritys ole rajannut ennalta osallistujajoukkoa.

Mikäli tilaisuudessa on kuitenkin tarjolla myös alkoholia, katsoo verottaja hyvin suurella todennäköisyydellä, että kyseessä on edustustilaisuus ja täydet vähennykset jäävät tällöin saamatta.

Edustustilaisuudet ovat yleensä firman puolesta ennalta rajattuja ja tilaisuuteen on kutsuttu valikoitunut joukko ihmisiä.

Kirjanpitäjäsi auttaa sinua edustuskuluihin liittyvissä kysymyksissä

Jos asiat mietityttävät, edustuskulujen vähennysoikeudesta kannattaa keskustella oman kirjanpitäjän kanssa. Erityisesti silloin, kun olet epävarma, onko kyseessä edustuskulu vai mahdollisesti jokin muu kululaji.

Bio

Pekka on eTaskun palloa potkiva markkinointihahmo. Vuodet taloushallinto alalla ovat opettaneet, että yrittäjän aika on arvokasta. Siksi asiat kannattaa tehdä itselle aina mahdollisimman helpoksi!

Suomen Mancesterista eli Mansesta lähtöisin oleva eTasku tarjoaa helpotusta yritysten kuittirumbaan ja matkalaskusambaan. Näppärän mobiilisovelluksen avulla yritykset voivat toimittaa kaikki kuitit ja matkalaskut sähköisesti kirjanpitäjän käsiteltäväksi. Ei enää hukattuja kuitteja tai tekemättä jääneitä matkalaskuja! eTasku on käytössä jo yli 20 000 yrityksessä ja 50% Suomen tilitoimistoista. Tutustu palveluumme tarkemmin täältä.