Pienyrittäjän verovähennykset – kirjanpitäjän 5 vinkkiä uudelle yrittäjälle
Verovähennyksiin liittyvät käytännöt ovat aihe, josta kirjanpitäjät saavat toistuvasti kysymyksiä asiakkailtaan. Me eTaskulla kysyimme pienyrittäjien taloushallintoon ja neuvontaan erikoistuneen tilitoimisto Relipen omistaja Johanna Sirkiältä, millaisia asioita varsinkin uusien yrittäjien olisi aiheesta hyvä tietää.
Kulujen vähennyskelpoisuuden nyrkkisääntö on selkeä: jos kulu liittyy yritystoiminnan tulon hankkimiseen tai sen säilyttämiseen, se voidaan viedä kirjanpitoon kuluksi eli laittaa niin sanotusti firman piikkiin.
Vähennysten kirjaamisen edellytys on, että yrittäjä toimittaa kirjanpitäjälleen asianmukaiset tositteet liiketapahtumista – useimmiten tämä tarkoittaa ostolaskua tai kuittia. Oikeanlainen tosite on edellytys myös sille, että ostoihin sisältyvät arvonlisäverot voidaan vähentää.
Monet vähennyksiin liittyvät kompastuskivet tulevat vastaan tilanteissa, joissa yrittäjä ei toimita kirjanpitäjälleen tarvittavia tositteita tai ei välttämättä hoksaa ajatella jonkin kulun vähennyskelpoisuutta.
Tilitoimistoyrittäjä Johanna Sirkiä Relipe Oy:stä listasi tyypillisiä esimerkkitilanteita, joissa yrittäjän kannattaa olla tarkkana.
1. Ennen yrityksen perustamista syntyneet kulut voi vähentää tietyin ehdoin
Yritystoiminnan käynnistämisestä aiheutuu usein menoja jo kauan ennen perustamisilmoituksen tekemistä ja y-tunnuksen saamista.
”Suunnitteluvaiheeseen, yritysneuvontaan tai tarvikehankintoihin liittyvät menot voidaan kirjata perustamiskuluiksi perustamispäivälle aivan samoin kuin yrityksen rekisteröimismaksukin”, Sirkiä muistuttaa.
Miten on asian laita esimerkiksi puoli vuotta ennen yrityksen perustamista ostetun tietokoneen kanssa?
”Se voidaan laittaa kirjanpitoon, jos se on ostettu elinkeinotoiminnan käyttöön. Ajan tulee kuitenkin olla kohtuullinen. Vuosi taaksepäin alkaa olla jo maksimirajoilla.”
Elinkeinonharjoittajien eli toiminimiyrittäjien kohdalla kulujen kirjaaminen on selkeää, koska yrittäjä ja toiminimi ovat juridisesti yksi ja sama asia. Osakeyhtiö sen sijaan on omistajayrittäjästään erillinen oikeushenkilö. Perustettavan yhtiön lukuun voidaan silti tehdä hankintoja jo ennen y-tunnuksen saamista.
”Jos yrittäjä on kuitenkin ehtinyt tehdä kalliimpia yritystoimintaan liittyviä ostoja omissa nimissään ennen osakeyhtiön perustamista, hankinnat voidaan tarvittaessa myydä yritykselle tai siirtää apporttina”, Sirkiä sanoo.
2. Osamaksuja ja rahoituskuluja koskevat tositteet kannattaa säilöä huolella
Jos yritystoimintaa varten tehdään hankintoja luottokortilla tai osamaksusopimuksella, rahoitus- ja korkokulut ovat vähennyskelpoisia. Ostettuun tavaraan tai palveluun liittyvän tositteen lisäksi kirjanpitäjä kuitenkin tarvitsee myös velkasuhteesta kertovat omat erilliset tositteensa.
Sirkiä kertoo esimerkkinä tilanteen, jossa toiminimiyrittäjä on ostanut henkilökohtaisella luottokortillaan kalliita työvälineitä.
”Jos luottokuluja kertyy, niin kirjanpitäjä ei voi ilman luottokorttilaskuja eritellä, mikä osuus kuluista on yritystoimintaan kohdistuvaa ja sitä kautta vähennyskelpoista.”
Tositteiden kanssa tulee olla säntillinen, vaikkei osamaksuun välttämättä liittyisikään kuluja. Yrittäjä on esimerkiksi saattanut ostaa operaattorilta tietokoneen tai puhelimen ja maksaa sen pois myöhemmin useammassa erässä puhelinlaskullaan. Myyjältä kaupantekopäivänä saatu ostotosite kannattaa heti toimittaa eteenpäin kirjanpitäjälle, vaikka ostos maksetaankin jälkijunassa.
”Puhelinlaskuissa näkyy velan vähentyminen, mutta niihin ei ole enää erikseen eritelty osamaksulla tehtyjä hankintoja arvonlisäveroineen. Arvonlisäverovähennykset laskeakseen kirjanpitäjä tarvitsee varsinaisen ostotositteen, joten se kannattaa muistaa toimittaa heti”, Sirkiä toteaa.
3. Työmatkakulut jäävät monilta yrittäjiltä hyödyntämättä
Monilla toimialoilla pienyrittäjät tekevät satunnaisia työmatkoja esimerkiksi asiakastapaamisiin. Osakeyhtiömuodossa yrittäjä voi maksaa työmatkoilta itselleen verovapaasti sekä päivärahat että oman auton työkäytöstä kertyvät kilometrikorvaukset. Yritykselle nämä ovat vähennyskelpoisia kuluja tuloverotuksessa.
6-10 tunnin työmatkoilta talteen saa 20 euron puolipäivärahan. Tätä pidemmiltä matkoilta yrittäjällä on oikeus 44 euron kokopäivärahaan. Verovapaan kilometrikorvauksen enimmäismäärä puolestaan on ilman korotuksia 44 senttiä per kilometri, jos matka taitetaan autolla.
Toiminimiyrittäjät eivät voi maksaa itselleen päivärahoja tai kilometrikorvauksia, mutta he voivat ehtojen täyttyessä saada samansuuruiset lisävähennykset omassa verotuksessaan.
”Jos yrittäjälle kertyy työmatkoja, niin niiden hyödyntäminen verotuksessa on usein sitä kaikkein helpointa rahansäästöä”, Sirkiä toteaa.
Työmatkakorvausten saamisen edellytys on matkojen dokumentointi eli käytännössä matkalaskun tekeminen. Moni yrittäjä saattaa kuitenkin kokea matkojen kirjaamisen turhan vaivalloisena, jolloin veroedut jäävät saamatta.
”Sähköisiä sovelluksia kannattaa tällöin hyödyntää. Puhelimella matkalaskun saa koostettua nopeasti suoraan kirjanpitäjälle heti matkan jälkeen”, Sirkiä evästää.
4. Tarkkana ulkomaisten verkkokauppojen kanssa
Ulkomaisissa verkkokaupoissa asiointi voi välillä tuoda eteen ongelmatilanteita uusille yrittäjille. Vaikka verkkokauppa olisi suomenkielinen, myyjäosapuoli voi olla sijoittunut toiseen maahan, millä on vaikutusta arvonlisäveromenettelyyn.
Verkkokaupan oletuksena usein on, että ostaja on yksityishenkilö. Jos uusi yrittäjä ei tilausta tehdessään muista heti syöttää yritystietoja ja arvonlisäverotunnistettaan, niin tositteiden korjaaminen jälkikäteen voi olla työn ja tuskan takana.
Näin voi käydä esimerkiksi tilanteessa, jossa henkilö on aiemmin tilannut samasta verkkokaupasta tuotteita yksityiskäyttöön.
”Yrityksen nimi ja alv-tunniste eli VAT-numero tulee aina näkyä tositteella, jotta kirjanpito ja arvonlisäverotilitykset saadaan tehtyä oikein. Tavalliselle kuluttaja-asiakkaalle kohdistettu tosite ei toimi yrityksen kirjanpidossa”, Sirkiä sanoo.
5. Kuitit ja muut tositteet kannattaa tallentaa heti
Kun yrittäjä pitää huolen tositteistaan ja toimittaa ne ajoissa kirjanpitäjälle, kaikki yritystoiminnan kulut saadaan vietyä kirjanpitoon ja ostoihin sisältyvät arvonlisäverot vähennettyä täysimääräisesti. Näin ollen tulo- tai arvonlisäveroa ei tarvitse maksaa yhtään enempää kuin on tarvis.
”Uuden yrittäjän kannattaa alusta asti totutella dokumentoimaan saman tien kaikki tilanteet, joissa rahaa liikkuu. Kun kuiteista opettelee nappaamaan kuvat heti puhelimella, siitä tulee nopeasti tapa”, Sirkiä toteaa.
Kirjanpidon tositteeksi kelpaa sähköinen kopio. Esimerkiksi paperikuitin voi heittää roskiin, kun siitä on tallessa kuva. Alkuperäiselle kuitille ei kirjanpidossa ole tarvetta.
Lue yrittäjän verovähennyksistä lisää eTaskun verkkosivuilta!
Bio
Pekka on eTaskun palloa potkiva markkinointihahmo. Vuodet taloushallinto alalla ovat opettaneet, että yrittäjän aika on arvokasta. Siksi asiat kannattaa tehdä itselle aina mahdollisimman helpoksi!
Suomen Mancesterista eli Mansesta lähtöisin oleva eTasku tarjoaa helpotusta yritysten kuittirumbaan ja matkalaskusambaan. Näppärän mobiilisovelluksen avulla yritykset voivat toimittaa kaikki kuitit ja matkalaskut sähköisesti kirjanpitäjän käsiteltäväksi. Tutustu matkalaskujen tekoon eTaskulla täältä.
