Näin perustat yrityksellesi uutiskirjeen ilmaiseksi – 7 askelta

Uutiskirjeet ovat tärkeä osa tehokasta sähköpostimarkkinointistrategiaa. Uutiskirje on toimiva markkinointikanava yritykselle kuin yritykselle – olitpa sitten aloitteleva pienyrittäjä, kokenut verkkokauppias tai jotain siltä väliltä, uutiskirjeet voivat vauhdittaa liiketoimintaasi sekä vahvistaa asiakassuhteitasi.

Uutiskirjeen avulla voit tarjota asiakkaillesi merkittävää lisäarvoa. Esimerkiksi ravintola voi lähettää uutiskirjeen tilanneille viikon lounaslistat etukäteen. Uutiskirjeellä voi myös muistuttaa palveluista sekä kertoa uusista tuotteista. Uutiskirje on oma kanavasi, jossa julkaisemiesi sisältöjen näkyvyyttä algoritmit eivät määritä – toisin kuin hakukoneet tai sosiaalinen media. Aloittava yritys voi jo etukäteen herätellä kiinnostusta sekä viestiä liikkeen aukeamisesta uutiskirjeellä.

Lue artikkeli: Google-optimointi lisää kotisivujen ilmaista näkyvyyttä

Sähköpostiuutiskirjeen ei myöskään tarvitse maksaa mitään!

Esittelemme tässä artikkelissa seitsemän askelta, joiden avulla perustat oman uutiskirjeen jopa täysin ilmaiseksi. 

1.       Määrittele uutiskirjeelle tavoitteet

2.       Valitse uutiskirjepalvelu

3.       Määritä uutiskirjeen sähköpostilista

4.       Luo uutiskirjeen tilauslomake

5.       Markkinoi uutiskirjettäsi

6.       Luo uutiskirjekampanja ja uutiskirje

7.       Lähetä uutiskirje ja mittaa tuloksia

1. Määrittele uutiskirjeelle tavoitteet

Kuten kaikki muukin markkinointi, myös sähköpostimarkkinointi hyötyy tavoitteiden määrittelystä. Onnistunut uutiskirje tukee markkinointistrategiaa ja on räätälöity tavoitellulle kohdeyleisölle.

Uutiskirjettä suunnitellessa on hyvä kysyä itseltä seuraavia asioita:

·       Keistä kohdeyleisöni koostuu? Mitkä ovat heidän tarpeensa?

·       Mitkä ovat uutiskirjeen tavoitteet? Esimerkiksi myynnin tukeminen, liikenteen lisääminen verkkosivuille, asiakassuhteiden vahvistaminen jne.

·       Millaista sisältöä lähetän uutiskirjeessä? Esimerkiksi tietoa kampanjoista ja tarjouksista, blogisisältöjä, tietoa palveluista ja tuotepäivityksistä jne.

·       Kuinka usein lähetän uutiskirjeen?

·       Mitä lisäarvoa tilaajat saavat lähettämistäni uutiskirjeistä? Tilaajien sitouttaminen pelkillä mainosviesteillä voi olla vaikeaa.

Ideoita uutiskirjeen sitouttavuuden lisäämiseen:

·       Hyödylliseen sisältöön ohjaaminen verkkosivustollasi (uudet blogiartikkelit, ohjeet, oppaat jne.)

·       Ladattavaan sisältöön linkittäminen (e-kirjat, koulutusmateriaalit, työkalut tai mallit jne.)

·       Personoitujen tarjousten ja alennusten tarjoaminen markkinoinnin automaation avulla

Laadukasta ja brändinmukaista sisältöä säännöllisesti lähettämällä rakennat luottamusta asiakaskuntaan.

2. Valitse uutiskirjepalvelu

Uutiskirjeen luonti onnistuu toki perinteisin konstein sähköpostiohjelmalla, mutta siitä kärsivät sekä toimitusvarmuus että mahdollisuudet muokata kirjeen ulkoasua.

Toimitusvarmuuteen vaikuttavat maineesi lähettäjänä, uutiskirjeen sisältö sekä tekniset tekijät, kuten verkkotunnus ja IP-osoite. Jos näitä asioita ei optimoida, saattaa kirje päätyä roskapostikansioon. Helpoin tapa huolehtia edellä mainitusta asioista on käyttää luotettavaa uutiskirjepalvelua. Useilta palveluntarjoajilta löytyy uutiskirjesovelluksesta ilmaisversio, jonka tarjoamat ominaisuudet kuitenkin riittävät täyttämään uutiskirjeen perusvaatimukset.

Valitessasi uutiskirjesovellusta on hyvä varmistua siitä, että palvelu huolehtii uutiskirjeen toimitettavuudesta, tarjoaa analytiikkaa sekä auttaa noudattamaan GDPR-standardeja. Saatat haluta myös mahdollisuuden luoda useita lähetyslistoja eri kohderyhmille lähteviä viestejä silmällä pitäen.

3. Määritä uutiskirjeen sähköpostilista

Seuraava vaihe uutiskirjeen perustamisessa on sähköpostilistan eli lähetyslistan luominen.

Sähköpostilistan tulee viestin toimitettavuuden sekä GDPR-säädösten vuoksi koostua yleisöstä, joka on antanut sähköpostin vastaanottamiseen suostumuksensa. Tämä voi tarkoittaa suostumuksen myöntämistä samassa yhteydessä, kun asiakas ostaa tuotteen tai palvelun, tai uutiskirjeen tilaamista erillisen tilauslomakkeen kautta. Uutiskirjeen tilanneella tulee olla myös mahdollisuus peruuttaa tilaus helposti. Uutiskirjepalvelut tyypillisesti tarjoavat hyvät työkalut markkinointilupien hallinnointiin.

Niin houkuttelevalta oikopolulta kuin se vaikuttaakin, ei sähköpostilistoja kannata koskaan ostaa – se vähentää auktoriteettiasi lähettäjänä ja johtaa alhaiseen toimitettavuuteen.

Sähköpostilistat vaativat säännöllistä hallintaa ja ”siivousta”. Ilmaisetkin uutiskirjepalvelut tunnistavat ja ilmoittavat toimimattomista sähköposteista, jotka voit poistaa lähetyslistalta.

Olemassa olevan sähköpostilistan voi tyypillisesti tuoda sovellukseen Excel- tai tekstiformaatissa. Usein sovellukseen tuotua, valmista listaa kutsutaan yleisöksi (Audience). Voit myös lohkoa listan kohderyhmittäin useammaksi yleisöksi. Uutiskirjesovelluksen sallimien vastaanottajien määrä saattaa riippua siitä, käytätkö maksullista vai ilmaisversiota.

“Mitä tarkemmin eri kohderyhmien tarpeet on tiedossa, sitä mielekkäämpää on pilkkoa yhteystietolistaa näiden tarpeiden mukaan ja räätälöidä uutiskirje eri yleisöille. Vaihtamalla vaikka ainoastaan yhden sisällön uutiskirjeestä tiettyä kohderyhmää paremmin puhuttelevaksi, personoit kirjettä toimivammaksi. Jaottelun ei tarvitse olla liian yksityiskohtainen tai monimutkainen; jo yritysasiakkaiden erottaminen kuluttajasegmentistä tekee paljon”, muistuttaa Hostingpalvelun Content manager Kiia Pitkänen.

4. Luo uutiskirjeen tilauslomake

Asiakkaalle kannattaa tarjota mahdollisuus uutiskirjeen tilaamiseen kaikissa luontevissa asiakaspolun kosketuspisteissä. Kotisivuilla tällaisia kosketuspisteitä voivat olla esimerkiksi yhteystieto- tai referenssisivu, blogi tai vaikkapa tarjouspyynnön tai tilauksen lähettämisen jälkeen ilmestyvä kiitossivu.

Ponnahdusikkunoiden käytössä kannattaa olla konservatiivinen, ja varoa erityisesti ostoprosessin keskeyttämistä pelkän uutiskirjeen tilausmahdollisuuden vuoksi.

Monet uutiskirjesovellukset tarjoavat oman brändin mukaiseksi mukautettavan uutiskirjeen tilauslomakkeen, jonka voi linkittää tai upottaa omalle kotisivuille. Uutiskirjeen tilauslomakkeelle voi linkittää myös sosiaalisen median kanavista sekä omasta työsähköpostista.

Kerro uutiskirjeen tilauslomakkeella, kuinka usein kirjeen voi odottaa tulevan. Rekisteröitymisestä kannattaa tehdä mahdollisimman helppoa.  Sujuvoita tilausta pyytämällä vain ne tiedot, jotka kirjeen lähettämiseksi tarvitset – jo pelkkä sähköpostiosoite voi riittää. Porkkanaksi yhteystiedon luovuttamiseen voit halutessasi tarjota vaikkapa alekoodin.

Hyvän ensivaikutelman luomiseksi voi olla hyvä idea lähettää uusille tilaajille tervetuloa-viesti, erityisesti jos voit tarjota vastaanottajalle samalla jotain konkreettista ja sitouttavaa, vaikkapa pienen alennuksen seuraavasta tilauksesta.

5. Markkinoi uutiskirjettäsi

Vastaanottavaisin yleisö uutiskirjeellesi löytyy kotisivuiltasi, joten uutiskirjeen tilausmahdollisuudesta kannattaa viestiä sivustolla ahkerasti.

Toimintakehotteen sisältävien CTA-painikkeiden (Call-to-Action) lisääminen vaikkapa blogiartikkeleihin on loistava tapa opastaa käyttäjiä lisäarvoa tuottavan sisällön pariin. Vastaavasti uutiskirjeissä voi olla hyvä idea viestiä uusista blogiartikkeleista.

Ylipäätään sisältöjen ristiinlinkittäminen sivujen ja kanavien välillä on markkinoinnillisesti kannatettava ajatus. Esimerkiksi seuraajat sosiaalisessa mediassa ovat todennäköisesti kiinnostuneita myös uutiskirjesisällöstä, vähintäänkin satunnaista sivustolla vierailevaa kiinnostuneempia. Mahdollisuus uutiskirjeen tilaamiseen kannattaa siis sisällyttää myös sosiaalisen median kanaviin, joko lisäämällä CTA ja tilauslinkki (”Tilaa uutiskirjeemme”) somejulkaisuihin, tai mahdollisuuksien mukaan pysyvämmin someprofiiliin.

Toinen käytännöllinen tapa houkutella uutiskirjeen tilaajia on tehdä se heti kassalle siirtymisen jälkeen. Jos olet verkkokauppayritys, yritä saada tilauslomake asiakkaan ulottuville heti maksun jälkeen. Tuotteen tai palvelun juuri tilannut asiakas on sivustolla ilman ostoa vieraillutta huomattavasti potentiaalisempi tilaaja.

6. Luo uutiskirjekampanja ja uutiskirje

Uutiskirjeen luominen uutiskirjesovelluksessa alkaa kampanjan luomisella. Yhden kampanjan sisälle voi tarpeen mukaan luoda useamman räätälöidyn kirjeen. Kampanjan asetuksissa määritellään mm. kirjeen aihe (otsikko), lähettäjän tiedot (mistä osoitteesta ja millä nimellä kirje on saapunut) ynnä muita asetuksia.

Koska sähköpostin otsikko on ensimmäinen sisältö, jonka vastaanottaja näkee, kannattaa siihen käyttää hieman aikaa ja ajatusta. Liian myynnillinen otsikko antaa sisällöstä mainosmaisen kuvan, mikä saattaa johtaa kirjeen päätymiseen roskapostikansioon. Toisaalta toimintakehotuksen (CTA) sisältävät, aktivoivat otsikot tapaavat toimia passiivista otsikointia paremmin. Useat uutiskirjesovellukset tukevat A/B-testausta, joka mahdollistaa kahden eri otsikkomuunnelman testaamisen – paras otsikointi voittakoon!

Itse uutiskirjeen tekeminen on ensitutustumisen jälkeen helppoa ja nopeaa, sillä voit myöhemmin jatkaa samaa kirjepohjaa käyttäen. Näin brändin visuaalinen ilme myös pysyy yhtenäisenä kirjeestä toiseen. Useimmat uutiskirjesovellukset käyttävät ns. drag and drop -editoria, jolla kirjeen visuaalisten elementtien asettelu on intuitiivista. Usein sovellukset tarjoavat valmiita pohjia, joissa olevia elementtejä muokkaamalla valmis kirje syntyy käden käänteessä. Kannattaa myös ammentaa inspiraatiota muiden yritysten markkinoinnista, vaikkapa Hostingpalvelun uutiskirjeestä.

Uutiskirjepalvelua valittaessa kannattaa kiinnittää huomiota uutiskirjeiden responsiivisuuteen, eli mukautuvuuteen erikokoisilla näytöillä. Kirjeen tulee olla helppolukuinen ja näyttää hyvältä niin tietokoneen näytöllä, tabletilla kuin mobiilissakin.

Muokkaa uutiskirjeestä brändisi näköinen – käytä yrityksesi visuaalisen identiteetin mukaisia värejä, muotoja ja fontteja. Logo on mielekästä sisällyttää heti kirjeen yläosaan. Kuvia kannattaa käyttää elävöittämään ja tukemaan uutiskirjeen sisältöä, kuitenkin maltillisesti, jottei kirje venähdä turhan pitkäksi.

Viestinnällinen sisältö kannattaa rakentaa uutisjournalismista lainatun käänteisen pyramidin tavoin, jolloin tärkein ja ajankohtaisin asia sijoitetaan ylimmäksi. Erikoistarjousten, brändipäivitysten, uusien tuotelanseerausten ynnä muiden ajankohtaisten sisältöjen tulisi olla ensimmäisiä asioita, jotka kirjeen avannut lukija kohtaa.

Kirje voi myös edetä ”yleisestä yksityiseen” eli laajemmasta kokonaisuudesta yksityiskohtaisempiin osa-alueisiin. Kirjeen kantavana teemana voi olla vaikkapa tietty palvelu ja alaosioina (1) kyseisen palvelun viimeisimmät päivitykset, (2) yrittäjälle hyödyllisimmät toiminnallisuudet palvelussa sekä (3) palvelua käyttäneen asiakkaan asiakastarina tai testimoniaali. Yhtä hyvin uutiskirjeen kantavana teemana voisi olla vaikkapa ajankohtainen vuodenaika ja kirjeen alateemoina tuohon vuodenaikaan liittyvät tuotteet, jotka löytyvät verkkokaupastasi. Tuotteet kannattaa esitellä inspiroivan sisällön kautta.

Kirjeen ei tarvitse mennä yksityiskohtiin, eikä sen tulisi olla liian pitkä. Paras tapa sekä tarjota lukijalle riittävästi tietoa että pitää huoli kirjeen luettavuudesta, on esitellä asiat kirjeessä lyhyesti houkuttelevalla tavalla ja linkittää kyseisestä osiosta yksityiskohtaisempaan tietoon kotisivuillasi; esimerkiksi blogiin, tuotesivulle tai sisältömarkkinointia silmällä pitäen rakennetulle teemasivulle eli landing pagelle. Pyri välttämään omien sivujesi ulkopuolelle linkittämistä, ellei se ole lähteiden ilmoittamisen vuoksi tarpeellista.

Kotisivuille linkittämisen lisäksi muistathan linkittää uutiskirjeeseen yrityksesi aktiivisessa käytössä oleviin sosiaalisen median kanaviin sekä ilmoittaa kirjeen lopussa yrityksesi yhteystiedot.

Kiinnitä kirjeessä erityistä huomiota toimintakehotteisiin (CTA). Usein painikkeen muotoisen toimintakehotteen tarkoitus on saada lukija suorittamaan tietty toiminto, yleensä klikkaamaan sivustolle. Toimintakehotukset auttavat ohjaamaan liikennettä sivustollesi, luomaan myyntiä sekä saamaan lisää seuraajia somekanaviisi.

Toimivan uutiskirjeen CTA-painikkeen resepti koostuu seuraavista:

·       Valitse brändisi mukainen väri, joka kuitenkin erottuu muusta uutiskirjeestä.

·       Käytä aktivoivia sanoja, jotka kannustavat lukijoita toimimaan (lue, tutustu, osta, hyödynnä).

·       Sijoita painike strategisesti. CTA:n pitää olla näkyvillä, mutta ei varastaa huomiota muulta sisällöltä.

CTA-linkit ovat tehokkaimpia, kun kohdennetaan tietylle sivulle, blogikirjoitukseen tai tarjoukseen. Logo on hyvä paikka linkittää kotisivujesi etusivulle, mutta CTA:t kannattaa säästää kohdennettuja klikkejä varten.

Lue artikkeli: Blogin perustaminen yritykselle

7. Lähetä uutiskirje ja mittaa tuloksia

Nyt sisällöt ja visuaaliset elementit alkavat olla paikoillaan. On aika lähettää uutiskirjesovelluksesta testikirje, jonka avulla voit tarkastella, miltä uutiskirje todellisuudessa näyttää vastaanottajalle. Muista avata ja tarkistaa testikirje ainakin tietokoneella sekä älypuhelimella. Voi olla hyvä idea näyttää kirjettä myös kollegalle tai parille – useampi silmäpari näkee enemmän kuin yksi. Huomaathan että joidenkin uutiskirjesovellusten ilmaisversiot rajoittavat testikirjeiden määrää.

Kun uutiskirje näyttää oikealta ja olet testannut kaikkien sen sisältämien linkkien toimivuuden, on aika lähettää kirje valitulle kohdeyleisölle. Voit joko lähettää kirjeen heti, ajastaa sen tai mahdollisesti jopa antaa uutiskirjesovelluksen optimoida parhaan lähetysajan – nämä mahdollisuudet riippuvat sovelluksesta.

Uutiskirjeen lähettämisen jälkeen on tärkeää seurata, millaisia tuloksia se tuottaa. Kirjeen avausprosentti, klikkausprosentti ja peruutusprosentti ovat tärkeitä mittareita, joita seuraamalla voit päätellä kuinka hyvin tuottamasi sisältö kohdeyleisössä toimii.

Mittareille löytyy googlaamalla yleisluontoisia, suuntaa antavia raja-arvoja, joiden sisällä kirje parhaassa tapauksessa suoriutuu. Jokainen brändi, palvelu, tuote ja toimiala on kuitenkin yksilöllinen, joten vähintään yhtä tärkeää on seurata oman kirjeen ”sisäistä trendiä”. Kokeilemalla erilaisia sisältöjä ja niiden suoriutumista saat viitteitä, mikä uppoaa juuri sinun uutiskirjeesi vastaanottajin.

Yleisimpiä uutiskirjeen mittareita

•       Avausprosentti: Uutiskirjeesi avausprosentti kertoo kampanjasi avanneiden vastaanottajien prosenttiosuuden. Jos esimerkiksi 100 vastaanottajaa saa sähköpostisi ja 30 avaa sen, on avausprosenttisi 30 %.

•       Klikkausprosentti: Klikkausprosentti edustaa niiden vastaanottajien prosenttiosuutta, jotka klikkasivat avaamansa uutiskirjeen linkkiä. Jos esimerkiksi lähetät sähköpostia 100 yhteyshenkilölle, joista 30 avaa sen ja 15 näistä napsauttaa linkkiä, on klikkausprosenttisi 50 %.

•       Tilauksen peruutusprosentti: Uutiskirjeen tilauksen peruutusprosentti kertoo niiden vastaanottajien prosenttiosuuden, jotka klikkasivat kirjeen tilauksen peruutuslinkkiä.

•       Välitön poistumisprosentti: Välitön poistumisprosentti viittaa niiden sähköpostiviestien osuuteen, joita ei toimiteta, koska vastaanottajan palvelin on palauttanut ne.

•       Soft bounce: Väliaikainen toimitusvirhe, joka voi johtua esimerkiksi siitä, että vastaanottajan palvelin on poissa käytöstä tai hänen postilaatikkonsa on täynnä.

•       Hard bounce: Sähköpostia ei koskaan toimiteta, esimerkiksi virheellisen tai poistetun sähköpostiosoitteen vuoksi.

Sähköpostikampanjan mittareiden seuraaminen on hyödyllistä muutamastakin syystä. Ensinnäkin seuranta osoittaa uutiskirjekampanjan mahdolliset tekniset ongelmat. Lisäksi se näyttää minkä tyyppinen sisältö, näyttötiheys ja ajoitus toimivat kohdeyleisölle. Pitkäjänteinen mittaaminen auttaa rakentamaan ja parantamaan sähköpostimarkkinointistrategiaa.

Siinä kaikki – olet valmis aloittamaan!

Netti on pullollaan listauksia suosituista ilmaisista uutiskirjesovelluksista. Voi olla, että päädyt kokeilemaan paria-kolmea sovellusta, ennen kuin löydät ominaisuuksiltaan ja tuntumaltaan sen mieluisimman – pääasia että aloitat jostain rohkeasti kokeillen.

“Hostingpalvelussa käytämme Sendingblue-nimistä sovellusta, jolta onnistuvat kaikki ne temput joita tarvitsemme noin kerran kuussa lähtevään uutiskirjeeseemme. Omakohtaista kokemusta allekirjoittaneelta löytyy muistakin suosituista uutiskirjeohjelmista, kuten Mailchimpista ja LianaMailerista. Perusominaisuudet ovat kaikissa enemmän tai vähemmän samat, mutta editoreissa on aina hieman eroa. Lopulta nämä ovat makuasioita, jotka selviävät parhaiten kokeilemalla”, kertoo Hostingpalvelun Content manager Kiia Pitkänen.

Ennen uutiskirjeen perustamista sinulla kannattaa olla käytössä toimivat kotisivut, joille voit tarvittaessa rakentaa myös verkkokaupan. Tutustu tarjoamiimme webhotellipaketteihin.