VAT-numero, ALV-numero ja Y-tunnus – ota nämä laskutustermit haltuun!

Kun olet lähettämässä laskua asiakkaalle tai ostamassa palveluita ulkomaiselta yritykseltä, saatat törmätä termiin ALV-numero eli englanniksi VAT-number.

Tämän artikkelin luettuasi ymmärrät, mitä VAT-numero eli arvonlisäverotunniste tarkoittaa, milloin sitä käytetään ja miten se eroaa y-tunnuksesta.

Y-tunnus riittää arvonlisäverotunnisteeksi kotimaan kaupassa

Arvonlisäverotunnistetta tarvitaan yrityksen arvonlisäverovelvollisuuden toteamiseen. Jos käyt kauppaa vain Suomessa, arvonlisäverotunnisteena käytetään Y-tunnusta eli yritys- ja yhteisötunnusta.

Kun myyt tuotteita tai palveluita, kuitilta tai laskulta tulee aina löytyä oman yrityksesi nimi ja y-tunnus. Myös asiakkaan Y-tunnus merkitään laskulle, kun kyse on yritykselle lähetettävästä laskusta. Y-tunnuksen syvintä olemusta olemme käsitelleet tarkemmin artikkelin lopussa.

Kotimaan kaupassa omaa tai asiakasyrityksen alv-numeroa ei siis tarvitse näpytellä laskulle erikseen, vaan y-tunnus riittää. Termi ALV-numero tuleekin monelle aloittavalle yrittäjälle tutuksi vasta siinä vaiheessa, kun he ensimmäisen kerran tekevät ulkomaankauppaa EU:n alueella.

Katsotaan seuraavaksi, miten ALV-numero muodostetaan yrityksen Y-tunnuksesta.

VAT-numero eli ALV-numero EU-kaupankäynnissä

VAT-numero on EU-kaupankäynnin yhteydessä käytettävä kansainvälinen nimitys ALV-tunnisteelle eli ALV-numerolle. Lyhenne VAT muodostuu sanoista value added tax, joka tarkoittaa englanniksi arvonlisäveroa. ALV-numero eli VAT-numero kääntyy englanniksi muotoon VAT-ID tai VAT-number.

Suomalaisen yrityksen VAT-numero muodostuu, kun y-tunnuksen loppuosasta poistetaan väliviiva ja alkuun lisätään maatunnus FI.

Esimerkki VAT-numeron muodostamisesta:
Oman yrityksesi y-tunnus on 2345677-5, jolloin sen ALV-numero eli VAT-number on FI23456775.

Mistä saan yritykselleni VAT-numeron?

VAT-numero muodostuu automaattisesti, kun olet rekisteröitynyt Suomessa arvonlisäverovelvolliseksi. Sinun ei siis tarvitse erikseen hakea VAT-tunnusta, jos alat käydä kauppaa EU:n sisällä.

ALV-numeroa saavat käyttää vain ne yrittäjät ja yritykset, jotka on merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.

Muiden EU-maiden arvonlisäverotunnisteet

Muissa EU-valtioissa alv-tunnisteen muoto vaihtelee. VAT-numero sisältää kuitenkin aina kaksikirjaimisen maakoodin, jonka jälkeen loppuosuus muodostuu maasta riippuen 5-12 merkistä.

Eri EU-maiden arvonlisäverotunnisteiden muodostumisesta löydät lisätietoa Verohallinnon taulukosta.

Milloin VAT-numeroa tarvitaan?

Tarvitset arvonlisäverotunnistetta aina, kun käyt kauppaa toisesta EU-maasta olevan arvonlisäverovelvollisen yrityksen kanssa. Osapuolten ALV-tunnisteet eli VAT-numerot on löydyttävä laskulta, kun kyse on:

• EU-tavaramyynnistä eli tavaran yhteisömyynnistä.

• EU-tavaraostosta eli tavaran yhteisöhankinnasta.

• EU-palvelumyynnistä - Palvelu, jonka ostaja on arvonlisäverovelvollinen käännetyn verovelvollisuuden nojalla.

• Palveluostosta, josta olet itse velvoitettu maksamaan arvonlisäveron käännetyn verovelvollisuuden nojalla.

Edellä mainittujen tilanteiden lisäksi VAT-numero on merkittävä laskulle myös silloin, jos myyt tavaraa kaukomyyntinä tai kauppaat uuden kuljetusvälineen toisessa jäsenvaltiossa sijaitsevalle muulle kuin arvonlisäverovelvolliselle toimijalle.

Mitään haittaa ei toki ole, jos lähetät laskun kotimaiselle asiakkaalle ja laskulta löytyy sekä y-tunnuksesi että siitä muodostettu ALV-numero. Verohallinto muistuttaa ohjeistuksessaan, että laskuissa voi olla enemmänkin tietoa kuin mitä arvonlisäverolain säännökset edellyttävät. Y-tunnus kuitenkin riittää Suomen rajojen sisällä.

Jos olet tekemässä ostoa ulkomailta, etkä toimita toiselle osapuolelle VAT-numeroasi, he joutuvat perimään sinulta oman valtionsa mukaisen arvonlisäveron. Saat toki haettua sen myöhemmin takaisin, mutta tämä on pidempi prosessi verrattuna siihen, että ilmoittaisit heti VAT-numerosi.

Ulkomaankaupan arvonlisäverotus eroaa kotimaisista käytännöistä

Jos olet aiemmin tehnyt kauppaa pelkästään Suomen rajojen sisällä, olet tottunut siihen, että laskutat arvonlisäveron asiakkaaltasi osana kauppahintaa ja tilität sen Verohallinnolle. EU-maissa sovelletaan kuitenkin yritysten välisessä palvelumyynnissä käännettyä verovelvollisuutta, jolloin arvonlisäveron tilittääkin myyjän sijaan ostaja.

Arvonlisäverotusta koskevia ohjeita eri tilanteisiin löydät artikkeleistamme myyntilasku ulkomaille ja laskutus kansainvälisessä ympäristössä. Ulkomaan kaupan arvonlisäverokäytännöissä on huomattavia eroja riippuen siitä, laskutetaanko yritystä vai kuluttajaa ja myydäänkö tuotteita vai palveluita.

Ulkomaan laskutuksessa on hyvä huomioida sekin, että kevennettyjä laskumerkintävaatimuksia ei sovelleta tavaroiden yhteisömyyntiin, etämyyntiin tai toisessa EU-maassa tapahtuvaan tavaran tai palvelun myyntiin, josta ostaja on käänteisesti verovelvollinen. Asiakasyrityksen arvonlisäverotunniste eli VAT-numero on siis aina merkittävä laskulle, kun kyse on tavaroiden yhteisömyynnistä tai käännetystä verovelvollisuudesta.

Muista tarkistaa kauppakumppanin VAT-tunniste

Uuden kauppakumppanin VAT-tunnisteen voimassaolo kannattaa aina tarkistaa. Näin varmistut siitä, että kyseessä todella on arvonlisäverovelvollinen yritys, jolloin yritysten välisen kaupan alv-säännöksiä voidaan soveltaa.

Tarkistuksen voit tehdä Euroopan komission verkkosivuilla yrityksen VAT-numeron avulla. Saat yleensä VAT-tunnisteen suoraan kauppakumppaniltasi, mutta monesti VAT-numero löytyy myös yrityksen verkkosivuilta.

VAT-tarkistus antaa tulokseksi joko kyllä tai ei. Ei-vastausten kohdalla kannattaa olla yhteydessä kauppakumppaniin uudemman kerran. Euroopan komission sivuilta löydät lisätietoa tilanteisiin, joissa yrityksen ALV-tietoja ei syystä tai toisesta löydy. Verohallinto muistuttaa, että EU-alkuinen tunnistenumero ei kelpaa tunnisteeksi, kun kyse on yritysten välisestä tavaroiden tai palveluiden yhteisökaupasta.

Tietyissä EU-maissa laki ei salli osoite- tai nimitietojen julkaisemista. Tällöin voit varmistaa myös Verohallinnon palvelunumerosta, että liikekumppanin nimi- ja ALV-numero kuuluvat yhteen. Voit lähettää alv-tunnisteita Verohallinnolle tarkistukseen myös sähköpostitse Excel-tiedostona, jos tunnisteita on pidempi lista.

Löydät yhteystiedot Verohallinnon verkkosivuilta.

Todistus arvonlisäverovelvollisuudesta

Jos sinun tarvitsee itse todistaa arvonlisäverovelvollisuutesi kaupan toiselle osapuolelle, voit tehdä sen tilaamalla OmaVeron kautta todistuksen ALV-velvollisuudesta.

Oikea kohta löytyy, kun etsit OmaVerosta välilehden Toiminnot ja sen jälkeen otsikon Todistukset.

Mikä on y-tunnus ja mihin sitä tarvitaan?

Y-tunnus – eli viralliselta nimeltään yritys- ja yhteisötunnus – yksilöi Suomessa toimivat yritykset ja yhteisöt. Perinteisten yritysmuotojen lisäksi oma Y-tunnus löytyy myös yhdistyksiltä, säätiöiltä ja jopa Suomen valtiolta.

Y-tunnus sisältää seitsemän numeroa, väliviivan sekä tarkistusnumeron: esimerkkinä 2345678-1.

Tunnuksesta ei pysty suoraan päättelemään, kuuluuko yritys kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.

Yrityksen nimellä tai Y-tunnuksella kuka tahansa pystyy kuitenkin hakemaan Yritys- ja yhteisöhaku YTJ.fi:stä tiedon yrityksen voimassa olevista rekisterimerkinnöistä – esimerkiksi ALV-rekisteriin kuulumisesta.

Yritys saa Y-tunnuksen perustamisen yhteydessä, kun se rekisteröidään Patentti- ja rekisterihallituksen eli PRH:n kaupparekisteriin. Yksityiset elinkeinonharjoittajat – eli puhekielisesti toiminimiyrittäjät – voivat kuitenkin hankkia Y-tunnuksen maksutta OmaVeron kautta, sillä heille kaupparekisteriin liittyminen ei useimmissa tilanteissa ole pakollista.

Takavuosina Y-tunnuksen virkaa toimitti LY-tunnus eli liike- ja yhteisötunnus. Nykyinen nimi on kuitenkin ollut käytössä vuodesta 2001 lähtien.

Y-tunnus laskulla ja yrityksen asiakirjoissa

Monien Suomessa toimivien yritysten nimet voivat muistuttaa toisiaan, jolloin yksilöinti onnistuu varmimmin juuri Y-tunnuksen avulla. Tästä syystä niin oman yrityksen nimi kuin Y-tunnus on merkittävä kaikkiin sopimuksiin, myyntilaskuihin ja kuitteihin.

Kuten jo edelläkin todettiin, kotimaan kaupankäynnissä Y-tunnus riittää arvonlisäverotunnisteeksi, eikä FI-alkuista ALV-numeroa ole pakko lisätä laskulle. Laskulta tai kuitilta tulee kuitenkin löytyä myyjän Y-tunnus, jotta ostajayritys voi vähentää laskuun sisältyvän arvonlisäveron osuuden ehtojen täyttyessä.

Y-tunnuksen pysyvyys

Yksityinen elinkeinonharjoittaja on yritystoimintaa harjoittava luonnollinen henkilö. Tästä syystä myös Y-tunnus on toiminimiyrittäjälle henkilökohtainen ja se säilyy samana, vaikka yrittäjä joskus lopettaisi toiminimensä ja myöhemmin ryhtyisi toiminimiyrittäjäksi uudestaan.

Osakeyhtiöiden ja muiden yritysmuotojen kohdalla tilanne on erilainen. Jos yrittäjä lopettaa osakeyhtiönsä ja perustaa myöhemmin uuden, yhtiöillä on omat erilliset Y-tunnuksensa.

Sama pätee tilanteisiin, joissa yrittäjällä on samaan aikaan kaksi tai useampi osakeyhtiötä. Niillä kaikilla on oma uniikki Y-tunnuksensa, joka säilyy samana koko yhtiön elinkaaren ajan.

Y-tunnus voidaan säilyttää samana, jos yhtiömuoto vaihtuu laissa määritellyllä tavalla esimerkiksi avoimesta tai kommandiittiyhtiöstä osakeyhtiöksi. Y-tunnus kuitenkin vaihtuu, jos toiminimiyrittäjä päättää jatkaa toimintaansa yhtiömuodossa tai jos yhtiömuotoisen yrityksen – kuten osakeyhtiön – liiketoimintaa päätetään jatkaa toiminimiyrittäjänä.

Onko laskutus mahdollista ilman omaa y-tunnusta tai toiminimeä?

Yrittäjäksi ryhtyminen ja oman Y-tunnuksen hankkiminen ei välttämättä tunnu mielekkäältä, jos tarve laskuttamiselle on kertaluontoinen tai lähetät vain muutaman laskun vuodessa. Laskutus onnistuu kuitenkin tarvittaessa myös ilman omaa Y-tunnusta ja toiminimiyrittäjäksi ryhtymistä.

Tällaisissa tilanteissa voit hyödyntää laskutuspalveluita eli niin sanottuja kevytyrittäjyyspalveluita. Käytännössä se tarkoittaa, että lähetät laskun asiakkaallesi laskutuspalveluyrityksen kautta. Laskulla näkyy tällöin laskutuspalveluyrityksen Y-tunnus. Asiakkaasi maksaa laskun laskutuspalvelulle, joka välittää rahat eteenpäin sinulle.

Huomioi, että kevytyrittäjyys ei ole lainsäädännössä määritelty termi, joten palvelusta riippuen sillä saatetaan välillä viitata eri asioihin. Jos laskutuspalvelua tarjoava yritys kertoo hakevansa sinulle oman Y-tunnuksen, kyse on tällöin toiminimiyrittäjyydestä.