Ostolaskujen sähköinen käsittely: Neljä askelta kohti tehokasta taloushallintoa

Paperisten ostolaskujen käsittelyyn, hyväksyntään ja arkistointiin kuluvia resursseja pystytään säästämään taloushallinnon ohjelmistoja hyödyntämällä. Osa yrityksistä lähettää ja vastaanottaa edelleen laskut pdf-muodossa, vaikka helpompiakin tapoja olisi. Pdf-lasku kun ei sähköisestä muodostaan huolimatta ole kuitenkaan verkkolasku. Se ei poista laskujen tietojen kirjaamiseen kuluvaa aikaa ja vaivaa, eikä eliminoi inhimillisiä virheitä laskujen tietojen syötössä.

1. Tarkista taloushallinnon prosessit ja ohjelmistot

Aluksi on hyvä tarkistaa, miten yrityksen ostolaskut käsitellään tällä hetkellä. Hoidetaanko ostolaskujen maksatus itse vai kenties tilitoimiston toimesta? Ostolaskuprosessi on mahdollista muuttaa paperittomaksi kummassakin tapauksessa. Tällöin laskuja ei tarvitse etsiä eri paikoista vaan ne löytyvät yhdestä ja samasta paikasta.

Yrityksen hoitaessa maksatuksen itse, on hyvä selvittää tukeeko käytössä oleva taloushallinto-ohjelmisto verkkolaskujen vastaanottoa. Tarkista myös, onko laskujen tarkastaminen ja hyväksyminen mahdollista tehdä selaimessa eli paperittomasti? On hyvä muistaa, että kirjanpitolaki asettaa omat vaatimuksensa sähköisten tositteiden arkistoinnille. Taloushallintojärjestelmän on kyettävä vastaamaan lain vaatimuksiin.

Siinä tapauksessa, että tilitoimisto hoitaa maksatuksen, kannattaa selvittää voiko tilitoimisto tarjota selainpohjaista järjestelmää ostolaskujen käsittelyyn ja kierrätykseen. Tällöin laskut voidaan ottaa vastaan suoraan tilitoimistoon ja asiakkaan on mahdollista tarkistaa, hyväksyä ja tehdä tiliöintitoiminnot paperittomasti tilitoimiston kanssa yhteistä järjestelmää käyttäen.

“Paras hyöty ostolaskujen sähköisestä käsittelystä saadaan, kun ostolaskun kierrätyksen ja käsittelyn kaikki osa-alueet käsitellään yhdessä ja samassa järjestelmässä.”

Paras hyöty ostolaskujen sähköisestä käsittelystä saadaan, kun ostolaskun kierrätyksen ja käsittelyn kaikki osa-alueet käsitellään yhdessä ja samassa järjestelmässä. Aidosti paperiton lasku kulkee lähettävältä yritykseltä sähköisessä muodossa vastaanottajalle, jossa se tarkastetaan, hyväksytään, maksetaan ja arkistoidaan sähköisesti samassa järjestelmässä.

2. Avaa verkkolaskutustili

Verkkolaskun välittäjänä voi toimia tehtävään erikoistunut operaattori tai pankki. Usein yrittäjälle suositellaan verkkolaskuoperaattorin käyttöä. Sopimuksen laskujen välittämisestä voi tehdä verkkolaskuoperaattorin kanssa parhaimmillaan 15 minuutissa. Pankkien kanssa sopimuksen teko vie yleensä kauemmin. Verkkolaskutuskanavien aukeamiseen on hyvä varata noin viikko aikaa. 

Verkkolaskujen välittäjää valitessa kannattaa huomioida perustamiskustannukset, transaktioiden hinnat (eli verkkolaskujen liikennöinnistä aiheutuvat kulut) sekä käyttöönoton kustannukset. Kannattaa myös selvittää, onko laskun alkuperäisen kuvan ja liitetiedostojen vastaanottaminen mahdollista pankilta tai operaattoriltasi ostolaskujen käsittelyohjelmaasi.

“Sähköinen ostolaskujen käsittely nopeuttaa ostolaskuprosessia ja vähentää ostolaskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa ja vaivaa.”

Tällä hetkellä yli puolet suomalaisista yrityksistä voi lähettää verkkolaskuja, mutta osa toimittajista tulee todennäköisesti lähettämään laskunsa jatkossakin paperimuodossa. Mikäli yritys haluaa vastaanottaa kaikki laskut sähköisessä muodossa, tarjoaa osa operaattoreista sekä sähköpostilaskujen että perinteisten paperilaskujen skannauspalvelua. Toimittaja lähettää laskunsa yrityksen sijasta skannauspalveluun, joka muodostaa sähköposti- tai paperilaskusta verkkolaskuaineiston ja kuvan alkuperäisestä laskusta. Laskuja on tarvittaessa voitava syöttää sähköiseen järjestelmään myös itse skannattuna.

3. Ilmoita uusi laskutusosoite toimittajille

Käytännössä uusi laskujen vastaanottomalli ja operaattorin valinta näkyy uutena laskutusosoitteena, joka täytyy tiedottaa kaikille laskuttajille. Muutosta helpottaa uuden vastaanottotavan käyttöönotto toimittaja kerrallaan. Ostolaskujen sähköistä käsittelyä voi opetella rauhassa muutaman toimittajan kanssa ennen kuin ohjeistaa sähköistä toimintatapa laajemmin.

Usein toimittajat ovat hyvin halukkaita siirtymään omien myyntilaskujensa sähköiseen lähetykseen.

4. Ohjeista henkilöstö uuteen laskujen tarkastus- ja hyväksyntämalliin

Koska paperittomuus ostolaskuissa on yrityksen henkilökunnallekin iso muutos, takaa henkilökunnan huomioiminen ja riittävä tiedottaminen onnistumisen. Verkkolaskutukseen siirtyminen vaikuttaa paitsi reskontranhoitajan työhön myös laskujen tarkastajiin ja hyväksyjiin. Uuden opettelua helpottaa, mikäli sitä harjoitellaan ensin vanhan toimintatavan ohessa.

Paperittomassa prosessissa laskut odottavat tarkastusta ohjelmistossa. Reskontranhoitaja näkee taloushallinnon järjestelmästä uudet saapuneet laskut ja laittaa ne kierrätykseen oikeille tarkastajille ja hyväksyjille. Tarkastajat ja hyväksyjät saavat laskusta sähköpostimuistutuksen. Itse tarkastus ja hyväksyntä sekä laskun tiliöinti tehdään selaimen kautta sähköisesti. Lasku ja siihen liittyvät kommentit jäävät talteen sähköiseen arkistoon mahdollista myöhempää tarkastelua varten. Laskun voi myös palauttaa kierrosta niin, että virheellinen lasku ei pääse maksuun tai laskulle voi jättää tarvittaessa kommentin.

Kun ostolaskut ovat yhdessä ja samassa paikassa, niiden etsiminen esim. vakuutus- tai hakemustilanteissa on helppoa. Laskut voidaan hakea yhdelle raportille ja kustannuksia voidaan seurata kustannuskohteiden perusteella.

Visma Fivaldi on edullinen ja luotettava taloushallinto-ohjelma pienyrityksille. Voit tehdä kirjanpitosi itse tai käyttää Fivaldia yhdessä tilitoimistosi kanssa! Lue lisää Fivaldista →