Kuinka tehostimme tuntikirjanpitoa ja projektiseurantaa kasvavassa ohjelmistoyrityksessä -Yrittäjä Testaa

Jokainen yrittäjä pohtii sitä, miten voimme tehostaa toimintaa siten, että aikaa tärkeälle asiakastyölle jää enemmän, miten hallinnolliset asiat olisivat mahdollisimman helppoja ja miten saisimme viivan alle jäämään hiukan enemmän, jotta yritys voisi kasvaa ja henkilöstö voisi paremmin.

Yksi lain määräämistä vaatimuksista on tuntikirjanpidon pitäminen ja siihen liittyvät velvoitteet. Olimme pitkään tehneet tuntikirjanpitoa exceliin, joka noin yleisesti ajoi asiansa, mutta ei auttanut meitä esimerkiksi arvioimaan asiakasprojektiemme kannattavuutta. Tuntikirjanpidon merkitystä ei siis voi liiaksi korostaa. Sen ei tulisi olla vain pakollinen tehtävä, jota laki vaatii vaan myös toiminto, josta on yritykselle hyötyä. Se mihin aikaa yrityksessä käytetään auttaa paitsi optimoimaan resursseja, myös määrittämään kustannukset tarkemmin ja siten parantamaan yrityksen kannattavuutta. Erityisesti ohjelmistoyrityksissä, joissa resurssit ja työajat voivat vaihdella merkittävästi projektien mukaan, tuntikirjanpidon tärkeys korostuu entisestään.

Kun yrityksemme kasvoi ja projekteja alkoi kertyä enemmän, meidän oli löydettävä ratkaisu, joka helpottaisi työajanseurantaa ja projektikirjanpitoa. Tarkoitus oli löytää helppo ja tehokas tapa saada mitattua työaikaa sekä nähdä asiakaskohtaista kannattavuutta ja tehokkuutta. Tästä syystä lähdimme testaamaan Otta -työajanseurantajärjestelmää. Otta on suunniteltu kaikille toimialoille ja kaikenkokoisille yrityksille, tarjoten mahdollisuuden kirjata, tarkistaa ja hyväksyä työtunnit sekä tulkita työajan selaimessa, mobiilisovelluksessa ja perinteisellä leimauslaitteellakin. Lisäksi siitä löytyy "sisarohjelmisto" Movenium, joka on tarkoitettu erityisesti rakennusalan yrityksille.

Palvelun käyttöönottoprosessi oli suoraviivainen. Otta tarjosi meille ilmaisen kokeilujakson, jonka aikana pystyimme tutustumaan järjestelmän ominaisuuksiin ja määrittämään, vastaako se tarpeitamme. Testin aikana emme vielä integroineet työajan seurantaa palkanlaskennan ja kirjanpidon kanssa, mutta se olisi luonnollinen seuraava askel automaation parantamiseksi. Kun olimme päättäneet siirtyä järjestelmän täysipainoiseen käyttöön, tarjosi Otta tehokkaan käyttöönottokoulutuksen. Meidän kohdalla käyttökoulutus kesti n. 2h, jonka jälkeen pystyimme hyödyntämään järjestelmää itse. Koulutus järjestyi noin viikossa, vaikka tosin itse järjestelmä taisi olla meille jo käytössä samana päivänä.

“Käytin kuukaudessa varmaan yhteensä 5 minuuttia työajan ja projektien kirjaamiseen!”

Otta tärkeimpiä vahvuuksia meille oli sen käytön helppous ja skaalautuvuus. Se tarjoaa laajan valikoiman ominaisuuksia, kuten tuntikirjauksen, projektiseurannan, loma- ja poissaoloseurannan, työaikapankin, työajan tulkinnan sekä raportoinnin. Palautteen pohjalta henkilöstö piti siitä, että itse käyttö oli erittäin helppoa. Kirjaamisen aloittaminen ja lopettaminen oli helppoa. Työntekijät voivat myös asettaa automaattikirjauksen, mikäli työaika on aina tasaista. Näin ollen työntekijän tehtäväksi jää vain merkitä poikkeukset. Näiden ominaisuuksien ansiosta se onnistuu palvelemaan sekä yksittäisten tiimien että koko organisaation tarpeita.

Meidän tapauksessa järjestelmän tuntikirjaus ja projektiseuranta ovat erityisen vahvoja. Ne mahdollistavat erityisen yksityiskohtaisen ja helpon seurannan siitä, miten paljon aikaa kuluu eri projekteihin. Tämä tieto on ollut korvaamaton, kun olemme halunneet ymmärtää paremmin, miten työvoimamme työaika jakautuu eri asiakkaille ja projekteille. Näin olemme voineet varmistaa projektien kannattavuuden ja tehdä tarvittavia muutoksia resurssien jakamisessa.

Henkilöstöltä saadun palautteen pohjalta erityisesti mobiilisovellus sai kiitosta sillä se oli helppokäyttöinen ja intuitiivinen. Sen avulla työntekijämme voivat kirjata työaikansa missä tahansa ja milloin tahansa, mikä on vähentänyt manuaalisen kirjaamisen tarvetta ja parantanut työajan seurannan tarkkuutta. Ominaisuus, joka on osoittautunut hyödylliseksi etenkin etätyössä, joka on yhä yleisempiä ohjelmistoyrityksissä. Toisaalta työntekijät, jotka halusivat merkitä työajan selaimelta, onnistui sekin helposti.

Otta on kokonaisuutena erittäin tehokas järjestelmä ja voisi sanoa, että meille jopa ehkä liiankin monipuolinen, sillä meillä jäi varmasti suuri osa ominaisuuksista käyttämättä, jota edistyneempi käyttäjä varmasti voisi saada läpi. Jos verrataan moniin muihin SaaS työkaluihin, hyvä ominaisuus erityisesti Ottan kohdalla on se, että se huomioi myös suomen lait ja erikoisuudet. Tulkinta ei aina ole kuitenkaan aina täysin tarkka, joten nämä on hyvä aina tarkistaa! Toinen miinuspiste palautteiden pohjalta tuli käyttöliittymästä sillä vaikka käyttöliittymä sai kiitosta helppokäyttöisyydestä, koki osa senolleen hieman vanhentuneen oloinen - tämä korostui erityisesti nuorempien työntekijöiden keskuudessa. Tosin kehitystä tapahtuu tämä osalta jatkuvasti ja myös käytettävyys paranee.

Kaiken kaikkiaan, Otta on osoittautunut arvokkaaksi työkaluksi meille sen helppouden ja tehokkuuden vuoksi. Sen monipuolisuus, skaalautuvuus ja helppokäyttöisyys ovat auttaneet meitä tehostamaan työajanseurantaa ja projektikirjanpitoa merkittävästi sekä määrittämään meille kannattavat ja kannattamattomat projektit. Vaikka sillä on joitakin heikkouksia, niiden merkitys jää varsin pieneksi, kun vertaa sen tarjoamiin etuihin.

Yrittäjän näkökulmasta tärkeää on varmasti palvelun läpinäkyvä hinnoittelu. Meille se teki sen, että oli helppo lähteä testaamaan kun tiesi, että ns. yllätyskuluja ei ollut. Alkuun pääsee pienemmällä ja hinnoittelu skaalautui tarpeen mukaan. Lisäsin vielä hinnoittelutiedot tähän loppuun!

Mikäli haluatte, että testaamme lisää yrittäjille tarkoitettuja ohjelmistoja, laita viestiä tai kommentoi alle, mikä ohjelmisto meidän tulisi testata! Lisätietoja Ottasta voi lukea heidän verkkosivuiltaan.

Tämä artikkeli on tuotettu yhteistyössä Ottan kanssa. Otta tarjosi ilmaisen kuukauden mittaisen testijakson artikkelin kirjoittajalle. Kokeile sinäkin Ottaa 14 päivää ilmaiseksi!