Näin sähköinen taloushallinto tehostaa yrittäjän myyntilaskutusta

Yrittäjä, käsi sydämelle: oletko sataprosenttisen varma siitä, että olet yrittäjäurasi aikana laskuttanut joka ikisen myymäsi tuotteen ja palvelun?

Jos vastauksesi on kyllä, olet hoitanut asiasi esimerkillisen hyvin. Myyntilaskutus on yrittäjän tärkein tehtävä, sillä se pitää yrityksen talouden pyörät pyörimässä ja kassan kunnossa. Jos laskutus jää huonolle hoidolle, voi kassa kuivua kasaan, ja edessä olla maksuvaikeuksia ja viivästyksiä esimerkiksi välttämättömissä tarvikehankinnoissa. 

Miten hoidat myyntilaskutuksesi?

Myyntilaskutuksen voi hoitaa monella tapaa. Todennäköisesti käytössäsi on joko laskutusohjelma, jonka avulla myyntilaskujen tekeminen ja lähettäminen järjestyy. Jotkut käyttävät yritystoimintansa alkuvaiheessa Excel-pohjia, joihin he syöttävät laskun tiedot käsin. 

Kolmas vaihtoehto on käyttää kokonaisvaltaisempaa taloushallinto-ohjelmaa, jolla hoidetaan laskutuksen lisäksi myös muut yrityksen talouteen liittyvät asiat, kuten ostolaskujen kierrätys ja kuittien vienti kirjanpitoon. 

Tärkeintä on laskuttaa myyty palvelu heti sen toimittamisen jälkeen, ja varmistaa, että kaikki myyty on myös laskutettu. Jos käytössäsi on esimerkiksi asiakasrekisteristäsi erillinen laskutusohjelma, kannattaa laskutuksen yhteyteen varata aikaa merkintöjen tekemiseen ja tietojen siirtämiseen sekä tarkistamiseen, jotta voit varmistaa laskuttaneesi kaikki myymäsi tuotteet ja palvelut. 

Laskutus asiakkaiden mukaan

Paras tapa yrityksen laskutuksen hoitamiseen riippuu sekä yritystoiminnan luonteesta että asiakkaista. Kuluttaja-asiakkaat voivat ottaa laskunsa vastaan monin erin tavoin: sähköpostitse, paperilla tai sähköisesti. Valtaosa yrityksistä puolestaan suosii verkkolaskutusta, jossa lasku siirtyy täysin sähköisesti järjestelmästä toiseen. 

Yritysasiakas voi myös ilmoittaa, että ottaa laskunsa vastaan ainoastaan verkkolaskuna, tai skannauspalvelun kautta. Skannauspalvelu tarkoittaa sitä, että myyjäyritys lähettää laskunsa sähköpostin liitteenä asiakasyrityksen antamaan laskutusosoitteeseen, josta lasku siirtyy sähköiseen kiertoon hyväksyttäväksi. 

Yrittäjän tulee siis tietää, millaisia laskuja yrityksestä todennäköisimmin tulee lähtemään, ja valita ohjelmisto sen mukaan. Monipuolinen laskutusohjelma pysyy mukana ja palvelee myös yritystoiminnan kasvaessa. 

Taloushallinto-ohjelma tekee laskutuksesta sujuvaa ja virheetöntä

Jos yrityksen laskutusvolyymi on yhtään suurempi, esimerkiksi 10-20 myyntilaskua kuukaudessa, kannattaa kysyä kirjanpitäjältä, helpottaisiko sähköiseen taloushallintojärjestelmään siirtyminen laskutuksen rutiineja. 

Esimerkiksi Fivaldin myyntilaskutus on suorassa yhteydessä ohjelman myynninhallintaan ja asiakasrekisteriin. Voit siis tehdä asiakkaallesi tarjouksen, muuttaa sen myyntitilaukseksi ja muodostaa lopuksi tilauksen perusteella laskun. Samassa paketissa ovat mukana myös tuote- ja asiakasrekisteri, joista siirrät esimerkiksi asiakaskohtaisiin maksuehtoihin ja eri tuotteiden alv-kantoihin liittyvät tiedot helposti. 

Suurin hyöty tällaisesta kokonaisuudesta on se, että laskun muodostaminen ja lähettäminen on helppoa, ja kaikki myydyt tuotteet ja palvelut tulevat varmasti laskutetuiksi. Laskut myös siirtyvät automaattisesti suoraan myyntireskontraan ja kirjanpitoon – tämä tekee yrityksesi ja kirjanpitäjän yhteistyöstä myös helpompaa. 

Haluatko tutustua taloushallinto-ohjelmiston laskutusominaisuuksiin? Varaa Fivaldin maksuton demoaika, ja näet, miten näppärästi myyntilaskutus voi käydä!