Viihtyisä toimisto nostaa tuottavuutta ja vähentää kuormitusta: tilasuunnittelijan 3 vinkkiä parempiin toimitiloihin
Viihtyisä toimisto on muutakin kuin kaunis ympäristö. Kun organisaation tiloissa vietetään parhaimmillaan kahdeksan tuntia päivässä, pitää sen suunnittelussa huomioida muutakin kuin estetiikka. Viihtyisyyteen vaikuttavat lisäksi toiminnalliset tilaratkaisut, akustiikka, valaistus ja ergonomiset kalusteet.
Toimitilasuunnittelu vaikuttaa suoraan siihen, miten sujuvaa työnteko on, miten kuormittavaksi työpäivä koetaan ja miten tehokkaasti tilat tukevat liiketoimintaa. Kun toimitilat on suunniteltu hyvin ja työntekijöiden tarpeista lähtien, syntyy työympäristö, jossa ihmiset viihtyvät ja työskentelevät paremmin. Hyvinvoiva työntekijä puolestaan lisää organisaation tuottavuutta ja auttaa liiketoimintaa menestymään.
Maven Oy:n suunnittelun lähtökohtana on ymmärrys siitä, millaista työtä tilassa tehdään ja mitä tavoitteita työntekoa tukevalla ympäristöllä on. Mavenin perustaja, työympäristökonsultti sekä tila- ja sisustussuunnittelija Hanna Strand antaa vinkit viihtyisän toimiston suunnitteluun.
Viihtyisä toimisto ei ole pelkkä sisustusprojekti – toimitilasuunnittelu on strateginen investointi
Toimitilojen suunnitteluun liitetään usein ajatus siitä, että tilasuunnittelu on yhtä kuin sisustussuunnittelu. Se on sitäkin, mutta toimitiloja suunnitellessa on keskeistä ymmärtää, miten tila tukee työntekoa, yrityksen tavoitteita ja arjen sujuvuutta.
Työn tekeminen on muuttunut pysyvästi. Hybridityö, hajautuminen ja digitaalisuus haastavat perinteiset toimitilat. Moni organisaatio on huomannut, että tilat eivät enää vastaa arjen tarpeita: käyttöaste laskee, yhteistyö takkuaa ja neliöitä on liikaa tai ne ovat väärissä paikoissa, Strand kuvailee.
Viihtyisän toimiston ytimessä on kokonaisuuden hahmottaminen: mitä työ organisaatiossa todella on, millaisia tiloja erilaiset työtehtävät vaativat ja miten toimitilasuunnittelun avulla tiloista rakennetaan käyttäjille toimivia, hyvinvointia tukevia ja tulevaisuuteen skaalautuvia ratkaisuja.
Toimitilasuunnittelu on parhaimmillaan strateginen investointi. Viihtyisyys ei ole “kiva lisä” vaan myös kilpailutekijä: toimiva ja tyylikäs tila parantaa työpäiväkokemusta, lisää viihtyisyyttä ja kutsuu myös asiakkaita luokseen, Strand korostaa.
Strand on tehnyt useita toimitilamuutoksia, joissa toimitilan viihtyvyyteen on panostettu.
Teimme esimerkiksi Eke Electronicsille tilamuutoksen, jossa panostimme viihtyvyyteen sisustus- ja valaistussuunnittelulla sekä rakentamalla hyvinvointia lisääviä taukotiloja.
Useiden toimitiloja koskevien tutkimuksien mukaan toimistojen käyttöaste jää alle 60 prosenttiin. Se viittaa toimitilojen epätarkoituksenmukaiseen mitoitukseen ja suunnitteluun. Pohjoismaisia yrityksiä tutkineen kiinteistöalan asiantuntijatalo CBRE:n tutkimuksessa yritysten keskimääräinen toimiston käyttöaste on vain 46 %.
Kun ihmiset viihtyvät, liiketoiminta menestyy
Toimitilasuunnittelussa on hyvä huomioida myös se, että henkilöstön odotukset ovat nousseet. Tiloilta toivotaan viihtyisyyttä, joustavuutta ja yhteisöllisyyttä. Ja kun toimitila ei aiheuta kuormitusta, myös työteho paranee.
Muutokset toimitiloissa vaikuttavat väistämättä työntekijöiden arkeen. Meillä Mavenin toimintatavoissa on keskeistä ottaa henkilöstö mukaan toimitilamuutokseen jo aikaisessa vaiheessa. Keräämme työntekijöiden näkemyksiä, kokemuksia ja toiveita eri tavoin ja osallistamme näin henkilöstön muutokseen.
Strand korostaa, että tilasuunnittelu onnistuu vain, jos tiloja käyttävät ihmiset kokevat ne omikseen.
Jos ihmiset viihtyvät toimitiloissa, myös liiketoiminta menestyy.
Kolme käytännön vinkkiä viihtyisään työympäristöön
Näin huomioit työympäristön tilamuutokset Hanna Strandin vinkeillä.
Toimiva pohjaratkaisu perustuu dataan ja tarpeisiin.
Akustiikka, kalusteet ja valaistus tukevat työtehoa.
Yrityksen näköinen kokonaisuus vahvistaa identiteettiä.
Lue myös: Miten arvioida toimitilan todellinen tilantarve.
Suunnitteletko toimitilamuutosta tai työympäristön kehittämistä? Maven suunnittelee viihtyisiä ja toimivia toimitiloja, jotka tukevat työntekijöiden hyvinvointia ja liiketoiminnan tavoitteita.
