Mikä on perinnän ja maksuvalvonnan merkitys yrittäjille?

Usein tulee Facebookin Yrittäjät-ryhmässäkin vastaan päivityksiä, joissa haetaan apua asiakkaiden laskujen perimiseen. Aina, kun myydään asiakkaalle laskulla tuote tai palvelu, on riski, että laskua ei makseta ja yrittäjä joutuu kirjaamaan itselleen luottotappion. Maksuvalvonta aina muistutuksesta perintään on sen vuoksi tärkeää erityisesti B2B-bisneksessä, jossa tänä päivänä vielä luottokauppa on vallitsevin kaupankäynnin muoto. Pitää muistaa, että kauppa on maalissa vasta, kun raha näkyy tiliotteella.

Kassavirran riittävyys määrittää perinnän kiireellisyyden

Havainnollistetaan yksinkertaistetulla esimerkillä luottotappion vaikutusta myyntiin: jos myyt tuotteita 10% katteella, tulee sinun myydä kymmenen tuotetta lisää kuitataksesi yhden tuotteen luottotappion. Viiden prosentin katteella myyntiä pitää tehdä lisää jo 20kpl. Kauanko sinulla menee aikaa myydä luottotappion syömä kate takaisin?

Erityisesti pienyrittäjille kassavirran riittävyys on suuri haaste. Palkkaa maksetaan välillä niukemmin, sillä myynti voi vaihdella kausittain paljon. Sen myötä heille on tärkeää, että asiakkaat maksavat täsmällisesti laskunsa. Jos maksuissa tulee viiveitä, on seurauksena usein ketjuuntuminen: yrittäjä ei selviä ajoissa omasta laskupinostaan ja se taas aiheuttaa maksuviiveet toimittajan suuntaan. Näin ollen yrittäjä on yhtäaikaa sekä velkoja että velallinen.

Maksuvalvonnasta selkeä prosessi

Kivuttomin tapa huolehtia maksuvalvonnasta on suunnitella maksuehdot ja toimenpiteet päivälleen ja prosessoida se yleiseksi toimintatavaksi. Se helpottaa merkittävästi ajanhallintaasi ja pystyt reagoimaan säännöllisesti maksamattomiin laskuihin.

Mikäli esimerkiksi asiakkaasi ovat yrityksiä, laita heille alkuperäiseen laskuun 7vrk maksuaikaa, ja jos maksua ei näy tilillä 3vrk eräpäivän jälkeen, laita asiakkaalle joko maksumuistutus tai soita hänelle. Anna pari lisäpäivää maksuaikaa ja tuo selkeästi esille, että mikäli maksua ei tuolloinkaan näy tilillä, perintätoimisto jatkaa asian hoitamista. Näiden toimenpiteiden jälkeen siirry eteenpäin ja tee sitä, mikä on yrityksesi ydintoimintaa. Näin prosessi etenee nopeasti ja systemaattisesti.

Tiettyyn rajaan asti kannattaa toki myös joustaa, mutta tee rajat jo etukäteen itsellesi selväksi. Oman kassan riittävyys tulee huomioida kompromisseja tehtäessä. Mikäli kassavirtaennusteen mukaan rahaa ei riitä kahdeksi kuukaudeksi eteenpäin, joustaminen voi aiheuttaa kassavajeen, josta ei selviä kuin ulkopuolisella rahoituksella. Ja se tietysti maksaa.

Perintää ei pidä nähdä pakollisena pahana

Perintätoimistojen puhelut ovat osoittautuneet erityisen positiiviseksi tilanteissa, joissa maksumuistutuksia ei ole tehty puhelimitse ja kirjeet eivät ole velallista tavoittaneet (virheellinen osoite, loma, ulkomaan matka). Perintätoimiston rooli kolmantena osapuolena neutralisoi usein tunnemyrskyt ja asiat voidaan keskustella asioina. Pahimmillaan tunteiden vallassa käyty keskustelu veloista saattaa katkaista yhteistyön, joka olisi voinut jatkua tilanteen ratkettua molempia osapuolia hyödyttävänä. Perinnän tarkoitus on myös ohjata tulevaisuuden maksukäyttäytymistä täsmällisempään suuntaan.

Velkojille perintätoimistot ovat apukäsi taloushallinnon hoitamiseen ja luottotiedon välittäjä. Jotta yritykset pystyvät tekemään tulevaisuudessa parempia luottopäätöksiä ja onnistuvat minimoimaan luottotappionsa, maksuviivetiedon välittäminen on ensisijaisen tärkeää. Suomen Asiakastiedon tarjoama luottotietopalvelu on yrityksillä aktiivisessa käytössä ja sen vuoksi trattoja ja muita maksuviivemerkintöjä pyritään välttämään parhaalla mahdollisella tavalla. Mikäli yrityksellä on tratasta aiheutunut maksuviivetieto, heikentää se usein maksuehtoja ja etumaksu saattaa olla ainoa hyväksyttävä maksutapa. Maksuviivetieto on siten arvokasta dataa luotonantajille, jotta he onnistuvat minimoimaan luottotappioriskit.

Kuluttajille vain käteiskauppa

Ja loppuun vielä yksi tärkeä luotonhallinnan vinkki: myy kuluttajille ainoastaan käteiskaupalla. Tänä päivänä mm. iZettle ja SumUp tarjoavat edullisia ja toimivia ratkaisuja korttimaksamiseen. Se on parasta riskienhallintaa ja säästät valtavasti aikaa, kun maksuvalvontaan ei tarvitse käyttää sekuntiakaan aikaa. Näin ollen vältyt myös perinnältä.

Juha Järvinen

Juha Järvinen haluaa auttaa yrittäjäkollegoita tekemään parempaa bisnestä erityisesti luotonhallinnan ja maksuvalvonnan näkökulmasta. Juha toimii toisena yrittäjänä Perintäritari Oy:ssa, joka tunnetaan vastuullisena, inhimillisenä ja kasvollisena perintätoimistona. Juha verkostoituu mielellään Twitterissä ja LinkedInissä.