Yrittäjä - älä johda yritystäsi mututuntumalla vaan tiedolla!
(Blogi toteutettu yhteistyössä Visma Fivaldin ja tilitoimisto Rantalaisen kanssa)
Taloushallintoalan murros on parhaillaan käynnissä. Monet yritykset ovat jo siirtyneet käyttämään sähköisiä taloushallinnon järjestelmiä ja loputkin varmasti ainakin alitajuisesti miettivät sähköiseen järjestelmään siirtymistä. Yrittäjänä mietit varmasti, miten sinä sähköistämisestä hyödyt?
Sähköisen järjestelmän hyötyinä ovat datan reaaliaikaisuus ja läpinäkyvyys. Kirjanpitäjät ja palkanlaskijat sekä yrityksesi toimijat näkevät yhtä aikaa saman datan suoraan sähköisestä järjestelmästä. Sähköinen järjestelmä ohjaa tekemään taloushallinnon rutiinitöitä oikea-aikaisesti ja parantaa ylipäänsä datan laatua. Kun mahdollisimman moni rutiinitöistä hoituu avustettuna erilaisten järjestelmäominaisuuksien tai tekoälyn avustamina, jää kirjanpitäjällä aikaa palvella yritystäsi enemmän tiedon jalostamiseen liittyvillä palveluilla. Sinä taas yrittäjänä voit perustaa päätöksentekosi tietoon mututuntuman sijaan.
Siirrä katse menneestä tulevaisuuteen
Sähköiset taloushallinnon järjestelmät tuottavat automaattisesti standardiraportteja, joita hyödynnetään pääasiassa viranomaisraportointiin. Liiketoimintaraportointi on kuitenkin nousemassa yhtä tärkeäksi elementiksi kuin mitä viranomaisraportointi on. Viranomaisraportoinnin mukaiset perusraportit ovat yleensä saatavilla suoraan taloushallinnon järjestelmistä, mutta erillisestä pyynnöstä tilitoimisto voi räätälöidä raportteja toimialaanne ja kehitysvaihettanne vastaaviksi. Kun käytetään sähköistä taloushallinnon järjestelmää, on datan laatu parempaa ja tieto oikea-aikaista. Kirjanpitäjä saa sähköisen materiaalin turvin kauden tilinpäätöksen tehtyä nopeasti, jonka jälkeen on aika käydä yrityksesi kanssa raportit läpi.
Raporttien läpikäynti tulee aina räätälöidä tiedän tarpeidenne mukaisiksi, mutta vähimmäisvaatimus on käydä tuloslaskelmasta ja taseesta kirjanpitäjän tekemät erityishavainnot läpi. Kun sinulla yrittäjänä on selvä käsitys siitä, mistä asioista luvut ovat muodostuneet ja mitkä tekijät ovat olleet vaikuttamassa lukuihin, on teidän taloushallinnon ammattilaisen helpompaa miettiä suuntaviivoja tulevaisuuteen kirjanpitäjän kanssa.
Yhä enemmän taloushallinnon katse tuleekin suunnata tulevaisuuteen menneen sijaan. Tässä yhteydessä on myös luontevaa, että yritykset omalta osaltaan tuottavat taloushallinnon järjestelmään luotettavaa dataa mahdollisimman reaaliaikaisesti. Jos pohjatiedot eivät ole ajan tasalla tai riittävän tarkkoja, on mahdotonta tehdä luotettavia johtopäätöksiä saatujen kuukausiraporttien pohjalta. Raportoinnissa merkityksellistä ei ole hyvä tai huono tulos, vaan se, että olennaiset erät on huomioitu kauden tilinpäätöksessä.
Tiedolla johtaminen luo kilpailuetua
Laadukkaiden raporttien kautta ymmärrät omaa liiketoimintaasi paremmin. Tehtyjen havaintojen pohjalta voit alkaa miettiä tiettyjen toimintamallien nykytilaa ja mahdollisesti löytää uusien ajatusten kautta tehokkaampia ja yritystäsi paremmin palvelevia toimintatapoja. Toimintatapamuutos voi liittyä esimerkiksi tiettyjen sopimusten kilpailuttamistarpeeseen tai resursoinnin nykytilan tarkasteluun. Joissain tapauksissa raportoidut luvut voivat antaa sysäyksen miettiä ja parantaa yrityksesi toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä ja kirjaustapoja tässä lähdejärjestelmässä. Joskus raportoitujen lukujen pohjalta voi nousta myös tarve raportoinnin tekemiseen taloushallinnon järjestelmässä, vaikka kustannuspaikka- tai projektikohtaisesti. Näin lukuja pilkkomalla voidaan johtaa pienempiä kokonaisuuksia ja päästä nopeammin kiinni kehityskohteita vaativiin asioihin.
Mikä on oikea työkalu raportointiin?
Joissain tapauksissa yritykselle voi olla hyödyllistä ottaa käyttöön myös business intelligence -järjestelmä. BI-järjestelmien perusperiaatteena on se, että lähdejärjestelmästä tuodaan dataa BI-järjestelmään, joka on räätälöity juuri raportointia ja talouden luvuilla johtamista varten. Lähdejärjestelminä voivat toimia esimerkiksi yrityksesi oma toiminnanohjausjärjestelmä sekä taloushallinnon järjestelmä. Järjestelmistä saatua dataa voidaan yhdistellä yrityksesi määrittelemien johtamismittareiden mukaisesti. Näin ollen ei tukeuduta vain talouden tuottamaan dataan, vaan voidaan yhdistellä esimerkiksi tuottodataa asiakastietojärjestelmän dataan. Tätä kautta voidaan seurata vaikka asiakaskannattavuutta. BI-järjestelmissä on usein myös budjetin ja ennusteen syöttömahdollisuus, jolloin voidaan yhdistää reaaliaikaista taloushallinnon dataa asetettuihin budjetti-/ennustetavoitteisiin.
Sähköistä taloushallintosi vaiheittain tai kertarysäyksellä Visma Fivaldilla. Raportointi käy käden käänteessä ja säästät aikaa ja resursseja! Tutustu Visma Fivaldiin täällä. >>
Tämän blogin on kirjoittanut tilitoimisto Rantalaisen Business Controller Minna Lehtikangas. Tutustu Rantalaisen palveluihin täällä. >>
BIO
Minna Lehtikangas työskentelee business controllerina Rantalaisella. Minnalla on yli 15 vuoden kokemus business controllerin töistä sekä teollisuudesta että palvelualalta. Minna haluaa olla tarjoamassa asiakasyrityksille asiantuntijuuttaan erilaisissa talouden kysymyksissä.
Minnaan saat yhteyden:
minna.lehtikangas@rantalainen.fi
+358 10 322 2012
