Yritystoiminnan digitaalisuushanke ja sen vaikutukset viranomaisen, tilitoimiston ja yrittäjän näkökulmasta

(Blogi toteutettu yhteistyössä Visma Fivaldin ja tilitoimisto Rantalaisen kanssa.)

Visman järjestämässä paneelikeskustelussa Suomen johtavat asiantuntijat keskustelivat Yrityksen digitalous -hankkeesta ja digitalisaation tuomista muutoksista yritystoimintaan. Keskustelussa olivat mukana Verohallinnon johtaja Sanna Esterinen, tilitoimisto Rantalaisen Business Controller Minna Lehtikangas, freelancer-yrittäjä ja Yrittäjä.io-yhteisön markkinointipäällikkö Niko Kajala ja keskustelun isäntänä toimi Visma Softwaren liiketoimintajohtaja Henri Iivonen. Tässä kirjoituksessa käydään läpi keskustelun pääpointteja. 

Mistä Yrityksen digitalous -hankkeesta on kyse?

Työ- ja elinkeinoministeriön alulle laittama Yrityksen digitalous -hanke on osa visiota tehdä Suomesta kaikkein kilpailukykyisin toimintaympäristö vuoteen 2030 mennessä.

Verohallinnon johtaja Sanna Esterinen kertoo, että hankkeella halutaan lisätä sujuvuutta kaikkien suomalaisten yritysten toimintaan. Hankkeen keskeiset osatekijät, joita tavoitellaan ovat digitaalinen identiteetti, digitaaliset tositteet ja digitaalinen talousdatan siirto.

Digitaalisen identiteetin avulla varmistetaan, että automaattisessa järjestelmien välisessä tiedonsiirrossa pystytään luotettavasti tunnistamaan mikä yritys välittää tietoa toiselle yritykselle. Sen avulla yritykset pystyvät myös entistä sujuvammin jakamaan haluamiaan tietoja eri tahoille.

Digitaalisten tositteiden laaja käyttöönotto tarkoittaa, että liiketoiminnan transaktiotositteet, esim. verkkolaskut, e-kuitit ja hankintasanomat, pystyvät liikkumaan rakenteisessa muodossa eri järjestelmien välillä. 

Digitaalinen talousdatan siirron avulla puolestaan pyritään helpottamaan yrityksen taloustiedon jakamista eli samaa tietoa ei tarvitsisi välittää montaa kertaa eri toimijoille, mikä puolestaan helpottaa mm. viranomaisraportointia. 

Miltä hanke kuulostaa tilitoimiston kannalta?

Tilitoimisto Rantalaisen Business Controller Minna Lehtikangas kertoo, että tilitoimistoala on jatkuvassa mullistuksessa ja muuttuu koko ajan entistä digitaalisemmaksi. Sähköinen taloushallinto on tulevaisuus ja sitä kohti mennään. Sähköistymisen ja digitaalisuuden lisääntyminen tapahtuu joko yritysten omasta tahdosta yrittäjien huomatessaan sen edut ja hyödyt – tai pakotetusti hankkeiden ja viranomaisten ohjauksen kautta.

Digitalisaatiosta on paljon hyötyjä yrittäjille ja yrityksille. Digitalisaatio nopeuttaa kirjanpitoa ja parantaa sen laatua. Sähköisessä taloushallinnossa kirjanpitäjältä tarvittava työpanos on pienempi, mikä tuo yrittäjälle säästöjä.

Miltä hanke kuulostaa yrittäjien näkökulmasta?

Yrittäjä.io-yhteisön markkinointipäällikkö Niko Kajala, joka on itsekin yrittäjä, kommentoi, että hanke kuulosta lähtökohtaisesti hyvältä, sillä yrittäjänä arvostaa mahdollisuuksista vähentää manuaalisia tehtäviä ja siten helpottaa omaa työtään. 

Toimintojen tehostaminen digitalisoinnin avulla on siis positiivista, mutta aluksi tietysti uudet asiat aina jännittävät ja aiheuttavat jonkin verran kysymyksiä. Yrittäjäyhteisössä onkin ollut hankkeeseen liittyen paljon keskustelua. 

Uusien toimintatapojen osalta mietityttävät ensinnäkin mahdolliset lisäkustannukset yrittäjälle. Esimerkiksi uuden ohjelmiston käyttöönotosta voi tulla kustannuksia ja ohjelmiston käyttöönotto ja sen käytön opettelu vie resursseja.

Viranomaisten hankkeissa joitain yrittäjiä mietityttää myös valvonta ja kurinalaisuus ja tunne, että toimintaa valvotaan liikaa. Toisaalta Verohallinnon johtaja Sanna Esterinen kommentoi, että hankkeen avulla pyritään lisäämään läpinäkyvyyttä, mikä puolestaan voi toivon mukaan myös auttaa torjumaan harmaata taloutta.

Digitalisaatio tuo mukanaan paljon mahdollisuuksia, mutta vaatii myös uuden opettelua ja ajattelutapojen muutosta. Usein kuitenkin käytön ja totuttelun myötä huomataan uudet edut eikä edes haluttaisi palata vanhaan malliin. Yksi esimerkki tästä on verkkolaskutus, jota yrittäjät ovat nyt tottuneet käyttämään ja nykyään jos verkkolaskutusta ei olekaan mahdollista käyttää, se aiheuttaa turhautumista.

Yrittäjäyhteisössä koetaan myös, että on hyvä saada helppoutta yrittäjän arkeen hankkeen avulla. Samasta syystä moni yrittäjä valitseekin esimerkiksi ulkoistaa taloushallinnon, koska itsellä ei ole aikaa tai osaamista sen hoitamiseen.

Mitä yrittäjän olisi hyvä huomioida jo nyt ja miten valmistautua taloushallinnon digitalisointiin?

Ensinnäkin yrityksellä tulee olla ohjelmisto, jolla on mahdollista käsitellä myynti- ja ostolaskuja sähköisesti. 

Ohjelmiston valintaan liittyen Minna Lehtikangas opastaa, että yrittäjän tehtävä on tuntea oma toimialansa ja sen lainalaisuudet ja kertoa ne ohjelmiston tarjoajalle, jonka tehtävä puolestaan on suositella yritystoiminnalle sopivinta ratkaisua.

Yrityksille, joilla on jo sähköisiä taloushallinnon palveluita, hanke ja sen tuomat muutokset eivät aiheuta juurikaan toimintavaatimuksia tai lisäkustannuksia. Toimintansa osittain sähköistäneelle yritykselle voi tulla joitain kustannuksia ja paperiasiakkaille muutos ja vaadittava panostus on suurin. Yrittäjä tai yritys ei kuitenkaan jää yksin vaan tilitoimisto auttaa. Yhdessä tilitoimiston kanssa tehdään ensin kartoitus yrityksen tarpeista ja sen mukaan määritellään hinta palvelulle. Myös digitaalisessa taloushallinnossa on mahdollista räätälöidä palvelut omalle yritykselle sopiviksi, mm. yrityksen koon mukaan. 

Katso tallenne ja kuuntele koko keskustelu

Laskuta, hyväksy ostolaskut ja pysy ajan tasalla yrityksesi taloustilanteesta. Taloushallinto-ohjelma Visma Fivaldi on monipuolinen ja luotettava työkalu yrityksesi talouden hoitoon. Huoletonta talouden hallintaa yhdessä tilitoimistosi kanssa. Tutustu Visma Fivaldiin »

BIO

Minna Lehtikangas työskentelee business controllerina Rantalaisella. Minnalla on yli 15 vuoden kokemus business controllerin töistä sekä teollisuudesta että palvelualalta. Minna haluaa olla tarjoamassa asiakasyrityksille asiantuntijuuttaan erilaisissa talouden kysymyksissä.

Minnaan saat yhteyden:

minna.lehtikangas@rantalainen.fi 

+358 10 322 2012