Yrityksen kirjanpito – näin onnistut!
Mitä kaikkea yrityksen kirjanpitoon kuuluu? Kannattaako kirjanpito tehdä itse vai tukeutua kirjanpitäjän apuun? Näillä vinkeillä pääset hyvään alkuun yrityksesi kirjanpidon kanssa.
Yrityksen talouden seuraaminen on yksi yrittäjän tärkeimmistä tehtävistä. Kirjanpito saattaa kuulostaa hirvittävän tylsältä ja hankalalta tehtävältä, mutta siihen perehtyminen on yrityksen menestymisen edellytys.
Keräsimme paljon tärkeää tietoa yrityksen kirjanpidosta: miksi kirjanpitoa pitää tehdä, mitä kirjanpidon termit tarkoittavat, miten eri yritysmuotojen kirjanpito tehdään sekä erilaisten kirjanpidon tapojen hyvät ja huonot puolet.
Miksi kirjanpito on tärkeää?
Laissa vaaditaan yrityksiä pitämään kirjaa tuloistaan ja menoistaan, jotta niitä voidaan verottaa oikealla tavalla. Kirjanpitolaki määrää erilaisia velvollisuuksia eri kokoisille yrityksille kirjanpidon laajuuden sekä tilinpäätöksen ja tilintarkastuksen suhteen.
Kirjanpitoa ei kuitenkaan kannata ajatella vain välttämättömänä pahana. Sen tarkoitus on ensisijaisesti auttaa sinua ymmärtämään paremmin, millainen yrityksesi taloudellinen tilanne on. Ilman ajantasaista kirjanpitoa vastaan voi tulla ikäviä taloudellisia yllätyksiä: jos et seuraa yrityksen tuloja ja menoja vuoden mittaan, saatat joutua ongelmiin tilikauden loppupuolella, erityisesti jos olet arvioinut ennakkoverojen määrän väärin.
Kun tiedät, millä tolalla yrityksesi talous on ja millaisista asioista tulot ja menot muodostuvat, pystyt myös tekemään parempia päätöksiä. Esimerkiksi kassavirtaennusteen tekeminen ilman ajantasaista kirjanpitoa on mahdotonta. Kirjanpidon tarjoamat tiedot auttavat myös päättämään, milloin on oikea aika vaihtaa yhtiömuotoa.
Pieni kirjanpitosanasto
Uutta yrittäjää saattaa tuskastuttaa yrityksen talouteen ja kirjanpitoon liittyvä termiviidakko. Kun mietit, mitä kaikkea yrityksen kirjanpitoon kuuluu ja kannattaako se tehdä itse vai ulkoistaa kirjanpitäjälle, on hyvä ensin tuntea tärkeimmät perusasiat. Kirjanpito ei pääpiirteissään ole monimutkaista, ja alkuun pääsee hyvin tuntemalla nämä keskeiset termit:
Yhdenkertainen kirjanpito: Tietyissä tapauksissa yksityiset elinkeinonharjoittajat eli toiminimiyrittäjät voivat tehdä yhdenkertaisen kirjanpidon. Siinä kirjataan tulot, menot, korot ja verot sekä omaan käyttöön otettu raha.
Kahdenkertainen kirjanpito: Jokainen liiketapahtuma merkitään kahdelle tilille (debet ja kredit), joiden tulee täsmätä. Kahdenkertaista kirjanpitoa tehdään osakeyhtiöissä, avoimissa yhtiöissä, kommandiittiyhtiöissä ja joissakin tapauksissa myös toiminimiyrityksissä.
Suoriteperusteinen kirjanpito: Myyntilaskut ja ostolaskut merkitään kirjanpitoon niiden luontipäivän mukaan, ei vasta sitten kun ne on maksettu. Tämä on yleisin tapa pitää kirjaa yrityksen tuloista ja menoista.
Maksuperusteinen kirjanpito: Merkinnät ostoista ja myynnistä tehdään kirjanpitoon sen päivän kohdalle, kun yrityksen tililtä on lähtenyt tai tilille on tullut rahaa. Tämä tapa antaa pienyrittäjälle hieman enemmän maksuvaraa arvonlisäveroihin, sillä myyntilaskujen maksuajat voivat olla välillä todella pitkiä. Tätä tapaa voivat hyödyntää toiminimiyrittäjät sekä alle 500 000 euron vuosittaista liikevaihtoa tekevät yritykset. Yhdenkertainen kirjanpito oikaistaan kuitenkin verotukseen suoriteperusteiseksi.
Tilikausi: Ajanjakso, josta tehdään yrityksen tilinpäätös. Yleensä tilikausi on 12 kuukautta. Yhdenkertaista kirjanpitoa tekevän toiminimiyrittäjän tilikausi on aina kalenterivuosi, kahdenkertaista kirjanpitoa tekevällä se voi olla muukin 12 kuukauden jakso. Yritystä perustaessa tilikausi voi olla pidempi: jos perustat yrityksen lokakuussa, ensimmäinen tilikausi voi olla esimerkiksi 14 kuukautta.
Tilinpäätös: Tilikauden ajalta tehtävä laskelma, joka kertoo yrityksen tuloksen. Tilinpäätös sisältää muun muassa tuloslaskelman ja taseen. Tilinpäätös tehdään joka vuosi viimeistään neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Kirjanpitäjä: Yleensä tilitoimistossa työskentelevä taloushallinnon ammattilainen, joka auttaa yritystä kirjanpidossa ja muissa talousasioissa.
Tilintarkastaja: Joissakin tilanteissa ja suurempien yritysten tapauksessa yritykselle on tehtävä tilintarkastus, jossa tarkastetaan yrityksen kirjanpito, tilinpäätös ja hallinto. Tilintarkastuksen voi suorittaa vain virallinen tilintarkastaja.
Tosite: Todiste tulosta tai menosta, kuten kuitti yritykselle tehdystä ostosta tai esimerkiksi toimitilojen vuokrasopimus. Tositteesta saadaan tarvittavat tiedot kirjanpitoa varten. Monet kirjanpitopalvelut on hinnoiteltu tositteiden määrän mukaisesti.
Veroilmoitus: Kirjanpidon perusteella tehdään verottajalle veroilmoitus, josta käy ilmi, kuinka paljon yrityksen tulee maksaa veroja.
Kirjanpito eri yhtiömuodoissa
Eri yhtiömuotoihin liittyy erilaisia vastuita ja etuja. Oikean yritysmuodon valitseminen onkin yksi yrittäjän tärkeimmistä päätöksistä. Kirjanpito on yksi asioista, joihin yritysmuodon valinta vaikuttaa suoraan.
Kevytyrittäjänä työskennellessäsi eli verokortilla jonkin kevytyrittäjyyspalvelun kautta laskuttaessasi et ole virallisesti yrittäjä, joten et myöskään tee yritykselle varsinaista kirjanpitoa. Verot maksat henkilökohtaisessa verotuksessa, etkä pysty vähentämään siinä yritystoiminnan kuluja, esimerkiksi tietokonetta tai ohjelmistoja. Vaikka sinulta ei vaaditakaan varsinaista kirjanpitoa, kannattaa silti ehdottomasti seurata myynnin kehittymistä vuoden mittaan. Näin tiedät, milloin työtuloa on kertynyt niin paljon, että joudut ottamaan työeläkevakuutuksen.
Toiminimen eli yksityisen elinkeinonharjoittajan kirjanpito voi olla yhdenkertainen, jos tase on alle 100 000 euroa, liikevaihto on alle 200 000 euroa tai yrityksessä on keskimäärin alle 3 henkilöä töissä. Jos jokin edellä mainituista ehdoista ylittyy, kirjanpito tehdään kahdenkertaisena, ja yritykselle tehdään tilinpäätös. Jos sinulla on kirjanpitäjä tai tilitoimisto, tehdään kirjanpito yleensä kahdenkertaisena. Vaikkei yritykselle olisikaan pakko tehdä tilinpäätöstä, se tehdään silti usein esimerkiksi rahoittajia varten.
Avoimessa ja kommandiittiyhtiössä tehdään aina kahdenkertaista kirjanpitoa.
Osakeyhtiön kirjanpito on aina kahdenkertainen. Osakeyhtiön on myös aina pakko tehdä tilinpäätös, joka vahvistetaan varsinaisessa yhtiökokouksessa. Suuryrityksillä tilinpäätökseen sisältyvät rahoituslaskelma ja toimintakertomus. Lähtökohtaisesti osakeyhtiössä suoritetaan tilintarkastus, paitsi jos tase on ollut alle 100 000 euroa, liikevaihto alle 200 000 euroa tai palveluksessa on ollut keskimäärin kolme tai alle kolme henkilöä päättyvän ja sitä edellisen tilikauden aikana, ei sitä ole pakko tehdä.
Kannattaako kirjanpito tehdä itse vai ulkoistaa?
Etenkin aloitteleva yrittäjä joutuu pohtimaan, kannattaako kirjanpito tehdä itse vai ulkoistaa se kirjanpitäjälle. Jokaisen yrityksen tilanne on erilainen, eikä yksiselitteistä sääntöä ole. Ulkoistamista pohdiskellessa kannattaa olla realistinen oman ajankäytön ja yritystoiminnan koon suhteen. Kuinka paljon aikaa ja osaamista voit laittaa kirjanpidon tekemiseen ja seuraamiseen?
Kirjanpidon tekemiseen on monia erilaisia malleja: voit tehdä sen kokonaan itse, hoitaa rutiineja itse esimerkiksi sähköisten työkalujen avulla ja toimittaa tositteet kirjanpitäjälle tai palkata kirjanpitäjän huolehtimaan kaikesta. Listasimme alle yleisimpiä tapoja hoitaa kirjanpitoa ja niiden hyviä ja huonoja puolia.
Kirjanpidon tekeminen itse Excelissä
Kirjanpidon voi tehdä esimerkiksi Excel-taulukossa. Jos teet kirjanpidon itse tiedostoon, muista tallentaa se tietokoneen lisäksi myös pilvipalveluun tai ulkoiselle kovalevylle, jotta koneen hävitessä tai hajotessa koko kirjanpitosi ei katoa taivaan tuuliin.
Yhdenkertaisen kirjanpidon tekeminen itse on suhteellisen suoraviivaista, siihen olemmekin luoneet valmiin Excel-pohjan.
Plussat: Halpaa, olet koko ajan kartalla siitä mitä tapahtuu
Miinukset: Vaatii aikaa ja vaivannäköä, tiedosto voi hävitä
Kirjanpidon tekeminen itse maksullisella ohjelmistolla
Kirjanpidon avuksi on saatavilla erilaisia taloushallinnon ohjelmia. Maksullisissa ohjelmistoissa on saatavilla erilaisia toiminnallisuuksia, joiden avulla kirjanpidosta voi tehdä monipuolisempaa. Kirjanpidon tiedot jäävät talteen muualle kuin omalle tietokoneelle.
Plussat: Helppoa ja digitaalista, vähemmän kuluja kuin kirjanpitäjää käyttäessä
Miinukset: Palvelut ovat maksullisia, kirjanpitäjän palvelut pitää ostaa erikseen
Kirjanpidon tekeminen itse kirjanpitäjän avulla
Voit sopia kirjanpitäjän kanssa, että hoidat itse päivittäisen kirjanpidon ja kausiveroilmoitukset, ja kirjanpitäjälle jäävät tilinpäätös ja vuosittaisen veroilmoituksen tekeminen. Jos käytät laskutuspalvelua, kuten Zervantin laskutusohjelmaa, voit ladata kirjanpitäjälle helposti erilaiset raportit suoraan ohjelmasta.
Plussat: Näet itse kuinka yrityksen taloudella menee, kirjanpitäjän apu
Miinukset: Enemmän kuluja kuin itse tehdessä, joudut tekemään paljon arjen rutiineja itse
Kirjanpidon ulkoistaminen kokonaan kirjanpitäjälle
Voit ulkoistaa kirjanpidon kokonaan kirjanpitäjälle. Tällaisessa tapauksessa kirjanpitäjä tekee yleensä kuukausittaisen yhteenvedon tekemiesi laskujen ja ostojen perusteella.
Monet tilitoimistot tarjoavat kirjanpitopalveluiden tueksi sähköisiä taloushallinnon ohjelmistoja, joiden kautta voi hoitaa esimerkiksi laskutuksen ja lähettää tositteet. Tällaiset palvelut voivat olla käteviä ja helpottaa arkea merkittävästi, mutta ne myös maksavat jonkin verran. Palveluita on eri tasoisia, joten on tärkeää tutustua siihen, millaisia ominaisuuksia palvelussa on, että et maksa turhasta.
Plussat: Ei tarvitse hoitaa rutiineja itse, aikaa vapautuu muihin asioihin
Miinukset: Täyden palvelun hinta on korkea, oma näkymä yrityksen talouteen voi jäädä ohueksi
Kuinka hoitaa yrityksen kirjanpito? Näillä vinkeillä pääset alkuun
Mietityttääkö, kannattaako kirjanpito hoitaa itse vai pyytää kirjanpitäjää apuun tai millainen ohjelmisto olisi hyvä apu yrityksen talouden pyörittämisessä? Tässä viisi hyvää vinkkiä, joilla pääset alkuun pohdinnoissasi:
1. Hanki tietoa
Ensimmäisenä kannattaa perehtyä siihen, mitä kaikkea kirjanpitolaki yrityksiltä vaatii. Millaisia kirjanpidollisia velvollisuuksia liittyy valitsemaasi yhtiömuotoon? Mitä kaikkea vuoden aikana on seurattava? Käytä hyväksesi netin tietopankkeja ja kysy rohkeasti apua muilta yrittäjiltä.
2. Laadi hyvät suunnitelmat
Kirjanpidon suunnittelemisessa on tärkeää tietää, millaista yritystoimintaa olet käynnistämässä. Kun tiedät, millaista liikevaihtoa ja kassavirtaa tavoittelet sekä minkälaisia kuluja sinulla on kuukausitasolla, osaat myös arvioida paremmin, millaisia palveluita mahdollisesti tarvitset.
3. Ole realistinen
Mieti realistisesti sitä, kuinka kiinnostunut olet kirjanpidon tekemisestä ja kuinka paljon aikaa sen tekeminen vie. Esimerkiksi yhdenkertaisen kirjanpidon tekeminen itse ei ole hirvittävän hankalaa, mutta ymmärrystä kirjanpidon perusteista ja istumalihaksia tarvitaan jonkin verran.
4. Kilpailuta ja tutustu hintoihin
Jos päätät hankkia kirjanpitäjän tai käyttää maksullista kirjanpito-ohjelmaa, kannattaa ehdottomasti paneutua palveluiden hintoihin ja ehtoihin sekä ohjelmien toimintoihin. Ei kannata turhaan maksaa kallista kuukausimaksua hienoista toiminallisuuksista, jos et käytä niitä.
Erityisen tärkeää on kilpailuttaa kirjanpitäjän palvelut. Tarvitsetko vain apua esimerkiksi tilinpäätöksen tekemisessä vai kaipaatko apua joka kuukausi? Tarjoaako tilitoimisto jonkin ohjelman, jonka avulla hoidat laskutuksen ja tositteet? Osa tilitoimistoista hinnoittelee palvelunsa tositteiden määrän perusteella, osa taas tarjoaa kiinteää kuukausihinnoittelua. Kannattaa erityisesti tarkistaa, kuuluuko esimerkiksi tilinpäätös tai muut palvelut hintaan, vai joudutko maksamaan niistä vielä erikseen.
5. Tapaa kirjanpitäjä ennen päätöksen tekemistä
Parhaassa tapauksessa saat kirjanpitäjästä yrityksellesi tärkeän kumppanin vuosikausiksi. Siksi on tärkeää, että myös kemiat kohtaavat. Kannattaa pyytää tapaamista ennen päätöksen tekemistä: näin voit varmistaa, että kyseessä on sopiva kirjanpitäjä juuri sinulle ja saatte tehtyä sinua miellyttävän työnjaon.
BIO
Anna Kauppila on työskennellyt Zervantilla viisi vuotta, alun perin asiakaspalvelussa ja asiakasviestinnän puolella, viimeiset pari vuotta markkinointitiimissä. Juurikin asiakaslähtöisyys on opettanut paljon pienyrittäjien haasteista laskutuksen ja kirjanpidon osalta. ”On ollut hienoa huomata, kuinka paljon merkityksellinen sisältö voi auttaa yrittäjiä menestymään.”
Zervant tarjoaa helppokäyttöisen laskutusohjelman pienyrittäjille.
