Onko kirjanpito-ohjelmisto enemmän kahle kuin kumppani?

Suomalaisissa tilitoimistoissa eletään hiljaista murroskautta. Ohjelmistot ovat teknisesti kehittyneempiä kuin koskaan, automaatio tehostaa rutiinien tekemistä ja integraatiot lupaavat reaaliaikaisen talousohjauksen. Silti monen tilitoimiston arki tuntuu yhä kankealta.

Syynä ei aina ole osaaminen, vaan se, että käytössä oleva järjestelmä on enemmän kahle kuin kumppani.

Samaan aikaan markkinadata kertoo jotain yllättävää: asiakastyytyväisyyden kärjessä eivät ole alan jättiläiset, vaan pienemmät, ketterät ohjelmistotalot.

Pienet ohjelmistot, tyytyväisemmät käyttäjät

Taloushallintoliiton ja Tilisanomien ohjelmistotutkimuksissa kirjanpito-ohjelmistojen parhaat kokonaisarvosanat keräävät vuodesta toiseen juuri pienemmät toimijat, kuten Asteri, Fennoa ja Balanssi. Suurilla ohjelmistoilla on laaja asiakaskunta ja paljon ominaisuuksia, mutta käyttäjätyytyväisyydessä nämä tekijät eivät näytä riittävän kärkeen. Esimerkiksi Asteri on saanut helppokäyttöisyydestä ja asiakastuesta arvosanoja, jotka lähestyvät maksimia – lukemia, joihin isoilla toimijoilla on pitkä matka.

Fennoan tutkimuksissa toistuu sama ilmiö. Asiakkaat kiittävät yksinkertaisuutta ja luotettavuutta. Huomionarvoista on, että nämä kehut eivät tule markkinoinnista, vaan tilitoimistoilta, joille käytettävyys ja toimintavarmuus ovat kirjaimellisesti arjen elinehto.

Yrittäjä.io:n teettämä tutkimus tukee tätä havaintoa: pienten ohjelmistojen ja tilitoimistojen asiakkaat ovat keskimäärin 19 prosenttia tyytyväisempiä ja 36 prosenttia todennäköisemmin pysyvät asiakkaana kuin suurten ohjelmistotalojen käyttäjät. Tämä ei ole marginaaliero, vaan selkeä osoitus siitä, että palvelun laatu ja kumppanuuden tunne ratkaisevat enemmän kuin markkinaosuus.

Miksi suuret ohjelmistot muuttuvat kahleiksi?

Moni tilitoimisto jatkaa ison ohjelmiston käyttöä siksi, että ”tällä mennään, koska muutos olisi liian iso”. Ohjelmiston vaihtaminen onkin työläs projekti: dataa siirretään, prosesseja yhtenäistetään, henkilöstöä koulutetaan ja asiakkaiden toimintamallit hakevat uutta rytmiä. Mutta raskaus ei ole sama asia kuin järkevyys.

Suurten ohjelmistojen haasteet liittyvät ennen kaikkea niiden rakenteeseen. Lisämoduulit, integraatiomaksut ja suljetut ekosysteemit sitovat tilitoimiston yhteen toimittajaan tavalla, joka tekee lähtemisestä lähes mahdotonta. Muutoksia tehdään ison konsernin aikatauluilla, ei tilitoimiston arjen tarpeilla. Tukipalvelu etääntyy, ja tikettinumeroista tulee tärkeämpiä kuin ihmisten nimet.

Käytännössä tilitoimisto voi löytää itsensä tilanteesta, jossa ohjelmisto ei ole enää työväline, vaan kompromissi, johon on pakko sopeutua.

Pienten etu: ketteryys, helppous ja oikea palvelu

Pienet ohjelmistotalot erottuvat kolmella tavalla: helppokäyttöisyydellä, nopealla reagoinnilla ja palveluasenteella. Niiden käyttöliittymät ovat usein kevyempiä, selkeämpiä ja rakennettu suoraan kirjanpitäjän työprosessien ympärille. Tämä ei ole kosmeettinen etu, vaan suora kustannuskysymys: vähemmän klikkauksia tarkoittaa vähemmän hukkatunteja, vähemmän virheitä ja vähemmän stressiä.

Palvelussa pienten toimijoiden vahvuus on inhimillisyys. Asiakas ei kohtaa tukipyyntörobotteja, vaan oikeita ihmisiä, jotka tuntevat tuotteen ja asiakkaan arjen. Kun tilitoimisto kertoo tarpeensa, vastaus ei huku organisaatiokaavioon. Hyvä idea päätyy usein kehitykseen, joskus jopa viikoissa. Tämä ketteryys on jotakin, mitä suuret ohjelmistot eivät pysty jäljittelemään rakenteensa vuoksi.

Lisäksi pienten ohjelmistotalojen liiketoiminta rakentuu usein toisin: sen sijaan että ne pyrkivät lukitsemaan asiakkaan ekosysteemiinsä, ne pyrkivät ansaitsemaan pysyvyyden jatkuvasti. Tämä näkyy selkeytenä hinnoittelussa, avoimuutena ja aitoina kumppanuuksina.

Entä jos kahleiden sijaan etsisit kumppanin?

Tilitoimisto voi kysyä itseltään kolme yksinkertaista kysymystä. Jos vaihtaminen olisi helppoa, pitäisitkö nykyisen ohjelmiston? Kuinka nopeasti saat vastauksia ja kehitystä toiveisiisi? Ymmärrätkö aidosti, mistä maksat – ja tuntuuko se reilulta?

Jos vastaukset herättävät epävarmuutta, kyse ei ehkä ole ohjelmiston ominaisuuksista, vaan sen roolista yrityksen arjessa. Tilitoimiston ei tarvitse tyytyä raskaaseen järjestelmään vain siksi, että se on suuri. Pienempi, ketterä ohjelmistotoimittaja voi tuoda enemmän arvoa juuri siksi, että se kuuntelee, reagoi ja rakentaa palvelua yhdessä asiakkaan kanssa.

Lopulta kysymys on suhteesta, ei teknologiasta

Kun dataa katsoo avoimesti, kuva on selkeä: pienet ohjelmistotalot ovat jo tänään asiakastyytyväisyyden ja -uskollisuuden kärjessä. Tämä ei johdu markkinointibudjeteista, vaan siitä, että ne keskittyvät asioihin, jotka tilitoimistoissa todella ratkaisevat—helppouteen, tukeen ja yhteistyöhön.

Tilitoimiston ei kannata kysyä ensisijaisesti ”mikä ohjelmisto on suurin”, vaan: ”Mikä ohjelmistotalo haluaa olla minun kumppanini?”

Lähteet:

• Taloushallintoliitto: Tilitoimistoalalla on valinnanvaraa hyvistä ohjelmistoista — kuvaa ohjelmistomarkkinoiden moninaisuutta Suomessa. 

  https://taloushallintoliitto.fi/tilitoimistoalalla-on-valinnanvaraa-hyvista-ohjelmistoista/

• Tilisanomat: artikkeli ”Perinteinen ohjelmistotutkimuksemme julkaistu jo kolmannen kerran” — laaja kysely 15 eri taloushallinto-ohjelmistosta, vastauksia ~1 800 tilitoimistoammattilaiselta. 

  https://tilisanomat.fi/teknologia/perinteinen-ohjelmistotutkimuksemme-julkaistu-jo-kolmannen-kerran

• Tilisanomat: ”Tilitoimistojen kirjanpito-ohjelmistot rankattu jälleen!” (2021) — aiempi suuri kysely (yli 2 000 vastaajaa), jossa ohjelmistot arvioitiin mm. hinta-/laatusuhteen ja käytettävyyden perusteella. 

  https://tilisanomat.fi/teknologia/tilitoimistojen-kirjanpito-ohjelmistot-rankattu-jalleen

• Asteri: virallinen sivusto esittelee ohjelman helppokäyttöisyyttä ja sopivuutta myös pienemmille toimijoille. 

  https://asteri.fi/

• Tutkimus Haaga-Helia University of Applied Sciences (2022): “RPA & AI in Accounting Systems – Inbuilt or Not? Deployment Issues” — tarkastelee, miten suosituimmat taloushallinto-ohjelmistot Suomessa hyödyntävät automaatiota ja tekoälyä, sekä millaisia haasteita siirtymä voi tuoda. 

  https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/747463/Arsamakova_Aza.pdf?isAllowed=y&sequence=2

Jos haluat — voin koota 10–15 kattavaa lähdettä (raportteja, tutkimuksia, käyttäjäarvioita) otettaviksi mukaan artikkeliin. Se auttaa uskottavuudessa — ja tekee jutusta vakuuttavamman. Haluaisitko, että teen sen sinulle heti?